E-mel dimaksudkan sebagai bentuk komunikasi yang kurang mengganggu daripada membuat panggilan telefon atau menjadualkan mesyuarat bersemuka. Tetapi sebagai pemilik perniagaan kecil, anda mungkin menghabiskan banyak hari berbilang tugas dan sentiasa dalam perjalanan, jadi memeriksa e-mel dapat menghabiskan masa berharga dengan mudah.
Bertentangan dengan kepercayaan popular, sentiasa memeriksa peti masuk anda bukanlah amalan yang paling berkesan. Ia menjadi gangguan dan mengambil tumpuan anda daripada item yang lebih penting, seperti jualan yang berpotensi. Kuncinya ialah memikirkan cara menguruskan semua e-mel tersebut dengan berkesan untuk tidak kehilangan masa, atau sebarang komunikasi penting. Mulakan dengan mengambil lima langkah ini ke peti masuk yang lebih bersih dan terkawal:
1. Tetapkan Keutamaan Anda
Masa adalah penting, jadi pilih dan pilih pertempuran anda. Anda mempunyai perniagaan filem tingkap untuk dijalankan, yang memerlukan anda memakai banyak topi dengan sokongan yang sangat sedikit. Untuk mengelakkan kepala anda daripada berputar, adalah penting untuk anda merancang dan mengutamakan hari anda. Entrepreneur.com mencadangkan berpura-pura anda mempunyai separuh masa yang anda ada. Setiap pagi sebelum bekerja, tentukan perkara yang akan anda tangani terlebih dahulu. Jika anda belum menutup jualan yang telah dijalankan selama lebih seminggu, ini harus didahulukan daripada e-mel anda yang belum dibaca.
2. Jadualkan janji temu untuk mendaftar masuk
Dengan cara yang sama anda menyediakan mesyuarat klien penting pada kalendar anda, anda harus mengetepikan masa untuk menyemak e-mel. Sekat satu jam pada kalendar anda dua atau tiga kali setiap hari. Jika perkhidmatan kalendar e-mel anda membenarkan, tukar status anda kepada "sibuk" pada masa ini. Anda mungkin tidak dapat melalui keseluruhan peti masuk anda dalam masa 60 minit, tetapi matlamatnya mestilah berkualiti berbanding kuantiti.
3. Bertindak balas dengan segera
Bercakap tentang kualiti, anda perlu menumpukan perhatian penuh anda kepada e-mel untuk membuat respons terbaik. Untuk memastikan anda fokus, semak mesej yang belum dibaca satu demi satu. Apabila anda membuka setiap e-mel, tentukan sama ada anda boleh memadamkannya, jika anda perlu menyimpannya atau jika ia memerlukan respons. Walau apa pun, ambil tindakan sebelum beralih ke e-mel seterusnya yang belum dibaca.
Jika perhatian anda perlu berada di tempat lain selama beberapa jam, seperti di tapak di tempat kerja, anda boleh menggunakan mesej jauh sistem e-mel anda. Ini akan mencipta respons automatik, memberitahu orang ramai bahawa anda tidak boleh menawarkan respons penuh sekarang, tetapi anda akan menghubungi mereka semula (sebaik-baiknya pada masa yang telah dijadualkan; lihat #2). Peraturan yang sama digunakan jika anda bercuti. Tetapkan mesej automatik, yang menyatakan bahawa anda akan membalas e-mel sebaik sahaja anda kembali.
4. Gunakan Folder dan Bendera
Kebanyakan pembekal e-mel menawarkan folder, label dan beberapa cara untuk menandakan mesej anda. Mungkin anda bintang atau bendera e-mel yang perlu anda ikuti. Selain flagging, pastikan setiap e-mel mempunyai label dan / atau masuk dalam folder yang berkaitan. Ini bukan sahaja akan memastikan peti masuk anda kemas, ia akan membantu anda dengan cepat mencari e-mel sekiranya anda perlu merujuk kembali kepadanya pada masa akan datang.
5. Keluarkan bunyi bising
Adakah nampaknya separuh peti masuk anda hanyalah sampah? Itu kerana memang begitu. Menurut Baydin, penyedia perkhidmatan pengurusan e-mel, purata pengguna e-mel memadamkan 71 daripada 147 mesej yang mereka terima setiap hari - iaitu 48%. Anda menghabiskan kira-kira 5 minit setiap hari, atau 24 jam sepanjang tahun, hanya menghantar e-mel ke tong sampah. Mengecilkan peti masuk anda semudah mengklik "berhenti melanggan." Ini akan membantu mengurangkan masa yang anda habiskan untuk menyemak – dan akhirnya memadam – e-mel promosi daripada syarikat yang anda tidak lagi naung atau berminat dengannya.
Dengan petua pengurusan e-mel ini, anda boleh menumpukan lebih banyak masa dan tenaga untuk mengembangkan perniagaan anda.
