1. Jangan pergi ke tempat yang anda tidak sepatutnya.
Harrison Owenadalah seorang penulis dan perunding yang terkenal dengan teoriTeknologi Angkasa Terbuka(OST), pendekatan berkaedah untuk kepimpinan yang didorong oleh tujuan, termasuk cara untuk menganjurkan mesyuarat, persidangan, berundur, simposium dan acara komuniti. Sumbangan terbesar Owen mungkin undang-undang tunggalnya untuk bekerja dengan bijak:"Undang-undang Dua Kaki."
Menurut undang-undang, jika pada bila-bila masa semasa kita bersama-sama anda mendapati diri anda dalam apa jua keadaan di mana anda tidak belajar atau menyumbang, gunakan dua kaki anda dan pergi ke tempat lain. Ini adalah undang-undang yang diuji masa yang dapat menjimatkan beratus-ratus jam kerja dengan tidak menghabiskan masa anda berkhayal dalam mesyuarat.
2. Buat mesyuarat lebih pendek.
Blok ideal yang disyorkan oleh pakar ialah 15 minit kerana ia boleh dijadualkan dengan mudah dalam apl kalendar, tetapi mesyuarat tidak boleh berjalan lebih lama daripada 20 minit. Mengapa? KeranaSainsMemberitahu kami bahawa kebanyakan peserta atau penonton mesyuarat hanya boleh terlibat selama 10 hingga 18 minit sebelum mereka mula menyesuaikan diri. Inilah sebab mengapa Ceramah TED yang terkenal di dunia terhad kepada 18 minit, walaupun untuk penceramah yang paling cemerlang dan memberi inspirasi.
3. Jadilah inovatif dengan ruang.
Sememangnya, kebanyakan orang tertarik kepada bilik persidangan sebagai ruang mesyuarat yang masuk akal untuk kumpulan, tetapi sangat bagus untuk mengubahnya dari semasa ke semasa. Bawa kumpulan anda keluar untuk menghirup udara segar, atau bawa kumpulan kecil ke kedai kopi. Jika anda mempunyai mesyuarat satu lawan satu yang ditempah, anda juga boleh mengambil salah satu daripada yang terkenalSayap Baratwalk-and-talksuntuk meningkatkan penglibatan dan membantu memberi inspirasi kepada kreativiti.
4. Tetapkan agenda.
Tujuan kebanyakan mesyuarat adalah untuk mendapatkan input, meminta kelulusan atau menyampaikan maklumat.Googleberkeras tentang mesyuarat yang bermakna, jadi setiap mesyuarat membuat keputusan mesti mempunyai pembuat keputusan. Dengan menetapkan agenda yang jelas terlebih dahulu, anda berdua boleh menyediakan pasukan anda untuk penglibatan yang sahih, dan juga menjawab soalan penting ini:
- Apakah satu perkara yang anda ingin capai dalam mesyuarat ini?
- Apa yang paling anda bimbangkan hari ini, dan apa yang anda mahu fokus?
- Apakah cabaran yang mengancam tumpuan anda, dan bagaimana anda akan kembali ke landasan yang betul
- Apa yang rakan sekerja anda ingin dapatkan daripada mesyuarat ini?
5. Hilang teknologi.
Kelebihan sebenar mesyuarat adalah penglibatan yang sahih dan bersemuka yang berlaku apabila minda kreatif berkumpul untuk dialog dan kerjasama. Pendapat mungkin berbeza mengenai penggunaan komputer riba untuk mengambil nota tetapi pada mesyuarat minimum harus menjadi zon larangan terbang untukTelefon pintardan peranti lain yang membuat orang memberi perhatian lebih kepada pemberitahuan daripada orang.
6. Susulan.
Mesyuarattidak bermakna apa-apa jika mereka tidak menghasilkan kecerdasan yang boleh diambil tindakan dan lebih penting lagi, hasil. Sangat mudah bagi peserta yang tidak terlibat atau bosan untuk melupakan langkah seterusnya selepas perbincangan yang panjang. Untuk setiap mesyuarat, anda harus:
- Selesaikan mesyuarat sedikit awal untuk membolehkan peralihan yang lebih lancar kembali ke hari kerja.
- Rakam hasil dan item tindakan, dan perhatikan individu yang bertanggungjawab secara langsung untuk menyelesaikan tugas susulan.
- Dalam nota susulan, rakam keputusan penting dan renungkan pandangan yang diperoleh daripada mesyuarat, dengan menyatakan langkah-langkah yang akan diambil oleh setiap orang seterusnya.
