من المفترض أن يكون البريد الإلكتروني شكلاً من أشكال التواصل أقل مقاطعة من إجراء مكالمة هاتفية أو تحديد موعد اجتماع وجهاً لوجه. لكنك كصاحب شركة صغيرة ربما تقضي الكثير من اليوم في القيام بمهام متعددة ومتنقلة باستمرار، لذا فإن التحقق من البريد الإلكتروني يمكن أن يستنزف وقتك الثمين بسهولة.
خلافًا للاعتقاد الشائع، فإن التحقق المستمر من صندوق الوارد الخاص بك ليس أكثر الممارسات فعالية. حيث يصبح ذلك مصدر إلهاء ويشتت تركيزك عن أمور أكثر أهمية، مثل البيع المحتمل. المفتاح هو معرفة كيفية إدارة كل تلك الرسائل الإلكترونية بفعالية حتى لا تضيع الوقت أو أي اتصالات مهمة. ابدأ باتباع هذه الخطوات الخمس للحصول على صندوق بريد وارد أنظف وأكثر تحكماً:
1. حدد أولوياتك
الوقت من ذهب، لذا اختر معاركك واختر ما يناسبك. لديك عمل في مجال أفلام النوافذ لتديره، الأمر الذي يتطلب منك ارتداء العديد من القبعات مع القليل من الدعم. للحفاظ على رأسك من الدوران، من المهم أن تخطط وترتب أولويات يومك. يقترح موقع Entrepreneur.com التظاهر بأن لديك نصف الوقت الذي لديك بالفعل. كل صباح قبل العمل، قرر ما الذي ستتعامل معه أولاً. إذا لم تكن قد أتممت عملية بيع كانت قيد التنفيذ منذ أكثر من أسبوع، فيجب أن يكون لها الأسبقية على رسائلك الإلكترونية غير المقروءة.
2. جدولة المواعيد لتسجيل الوصول
بنفس الطريقة التي تحدد بها اجتماعًا مهمًا مع عميل مهم في تقويمك، يجب أن تخصص وقتًا للتحقق من البريد الإلكتروني. خصص ساعة في تقويمك مرتين أو ثلاث مرات كل يوم. إذا كانت خدمة تقويم بريدك الإلكتروني تسمح بذلك، قم بتحويل حالتك إلى "مشغول" خلال هذا الوقت. قد لا تتمكن من تصفح بريدك الوارد بالكامل في 60 دقيقة، ولكن يجب أن يكون الهدف هو النوعية وليس الكمية.
3. الرد على الفور
بالحديث عن الجودة، ستحتاج إلى تكريس انتباهك الكامل للبريد الإلكتروني من أجل صياغة أفضل رد. وللتأكد من تركيزك، راجع الرسائل غير المقروءة واحدة تلو الأخرى. عندما تفتح كل رسالة بريد إلكتروني، حدد ما إذا كان بإمكانك حذفها، أو إذا كان عليك حفظها أو إذا كانت تتطلب رداً. بغض النظر، اتخذ إجراءً قبل الانتقال إلى البريد الإلكتروني التالي غير المقروء.
إذا كان يجب أن يكون انتباهك في مكان آخر لعدة ساعات، مثل أن تكون في موقع العمل مثلاً، يمكنك استخدام الرسالة البعيدة في نظام بريدك الإلكتروني. سيؤدي ذلك إلى إنشاء رد تلقائي، لإعلام الأشخاص بأنك لا تستطيع تقديم رد كامل الآن، ولكنك ستعاود الاتصال بهم (يفضل أن يكون ذلك في الوقت المحدد مسبقاً؛ انظر رقم 2). تنطبق نفس القاعدة إذا كنت في إجازة. قم بتعيين رسالة تلقائية تنص على أنك سترد على رسائل البريد الإلكتروني بمجرد عودتك.
4. استخدام المجلدات والأعلام
يقدم معظم موفري خدمات البريد الإلكتروني مجلدات وتسميات وطريقة ما لتمييز رسائلك. ربما تقوم بوضع نجمة أو علامة على رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاج إلى متابعتها. بالإضافة إلى وضع العلامات، تأكد من أن كل رسالة بريد إلكتروني تحتوي على تصنيف و/أو توضع في مجلد ذي صلة. لن يحافظ ذلك على صندوق الوارد الخاص بك مرتباً فحسب، بل سيساعدك أيضاً في العثور على البريد الإلكتروني بسرعة إذا اضطررت إلى الرجوع إليه في وقت لاحق.
5. إزالة الضوضاء
هل يبدو كما لو أن نصف صندوق الوارد الخاص بك هو مجرد رسائل غير مرغوب فيها؟ هذا لأنه كذلك. وفقًا لبايدن، مزود خدمة إدارة البريد الإلكتروني، يحذف مستخدم البريد الإلكتروني العادي 71 رسالة من أصل 147 رسالة يتلقاها يوميًا - أي 48%. أي أنك تقضي حوالي 5 دقائق كل يوم، أو 24 ساعة على مدار العام، في إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى سلة المهملات. إن إزالة الفوضى من صندوق الوارد الخاص بك أمر بسيط مثل النقر على "إلغاء الاشتراك". سيساعدك ذلك على تقليل الوقت الذي تقضيه في التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الترويجية من الشركات التي لم تعد ترعاها أو لم تعد مهتماً بها.
مع وضع هذه النصائح المتعلقة بإدارة البريد الإلكتروني في الاعتبار، يمكنك تخصيص المزيد من الوقت والطاقة لتنمية أعمالك.
