1. لا تذهب إلى حيث لا تنتمي.
هاريسون أوينهو كاتب ومستشار اشتهر بالتنظيرتكنولوجيا الفضاء المفتوح(OST)، وهو نهج منهجي للقيادة المدفوعة بالهدف، بما في ذلك طريقة لاستضافة الاجتماعات والمؤتمرات والخلوات والندوات والفعاليات المجتمعية. قد تكون أعظم إسهامات أوين هي قانونه الوحيد للعمل بذكاء:"قانون القدمين"
وفقًا للقانون، إذا وجدت نفسك في أي وقت خلال وقتنا معًا في أي موقف لا تتعلم فيه ولا تساهم في أي شيء، استخدم قدميك واذهب إلى مكان آخر. هذا قانون تم اختباره عبر الزمن ويمكنه أن يوفر عليك مئات ساعات العمل من خلال عدم قضاء وقتك في أحلام اليقظة في اجتماع ما.
2. اجعل الاجتماعات أقصر.
الحصة المثالية التي يوصي بها الخبراء هي 15 دقيقة لأنه يمكن جدولتها بسهولة في تطبيق التقويم، ولكن لا ينبغي أن تستمر الاجتماعات أكثر من 20 دقيقة. لماذا؟ لأنالعلوميخبرنا أن معظم المشاركين في الاجتماعات أو الجماهير لا يمكن أن يتفاعلوا مع المتحدثين لمدة 10 إلى 18 دقيقة فقط قبل أن يبدأوا في الانصراف. وهذا هو السبب في أن محادثات TED الشهيرة عالميًا تقتصر على 18 دقيقة فقط، حتى بالنسبة للمتحدثين الأكثر تألقًا وإلهامًا.
3. كن مبتكراً في المساحة.
بطبيعة الحال، ينجذب معظم الناس نحو قاعة المؤتمرات كمكان معقول للاجتماع للمجموعة، ولكن من الرائع تغييرها بين الحين والآخر. اصطحب مجموعتك إلى الخارج لاستنشاق بعض الهواء النقي، أو اصطحب مجموعات صغيرة إلى أحد المقاهي. إذا كان لديك اجتماع فردي محجوز، يمكنك حتى أن تأخذ أحد تلك الاجتماعات الشهيرةالجناح الغربيالمشي والمحادثاتلتعزيز المشاركة والمساعدة في إلهام الإبداع.
4. ضع جدول أعمال.
يجب أن يكون الغرض من معظم الاجتماعات هو الحصول على مدخلات أو طلب الموافقة أو تمرير المعلومات.جوجليصرّ على أن تكون الاجتماعات ذات مغزى، لذا يجب أن يكون لكل اجتماع لصنع القرار صانع قرار. من خلال وضع جدول أعمال واضح مسبقاً، يمكنك إعداد فريقك للمشاركة الحقيقية، وكذلك الإجابة على هذه الأسئلة المهمة:
- ما هو الشيء الوحيد الذي ترغب في تحقيقه في هذا الاجتماع؟
- ما أكثر ما يقلقك اليوم، وما الذي تريد التركيز عليه؟
- ما هي التحديات التي تهدد تركيزك وكيف ستعود إلى المسار الصحيح
- ما الذي يتطلع زملاؤك إلى الحصول عليه من هذا الاجتماع؟
5. فقدان التكنولوجيا.
إن الميزة الحقيقية للاجتماعات هي المشاركة الحقيقية وجهاً لوجه التي تحدث عندما تجتمع العقول المبدعة للحوار والتعاون. قد تختلف الآراء حول استخدام الحواسيب المحمولة لتدوين الملاحظات، ولكن على الأقل يجب أن تكون الاجتماعات منطقة محظورة علىالهواتف الذكيةوغيرها من الأجهزة التي تجعل الناس ينتبهون إلى الإشعارات أكثر من الأشخاص.
6. المتابعة.
الاجتماعاتلا تعني أي شيء إذا لم ينتج عنها معلومات قابلة للتنفيذ، والأهم من ذلك، نتائج. من السهل بشكل خاص على المشاركين غير المنخرطين أو الذين يشعرون بالملل أن ينسوا خطواتهم التالية بعد مناقشة طويلة. لكل اجتماع، يجب عليك
- قم بإنهاء الاجتماعات في وقت مبكر قليلاً للسماح بانتقال أكثر سلاسة إلى يوم العمل.
- سجل النتائج وعناصر الإجراءات، ولاحظ الأفراد المسؤولين مباشرةً عن إنجاز مهام المتابعة.
- في مذكرة متابعة، قم بتلخيص القرارات الرئيسية والتفكير في الرؤى المكتسبة من الاجتماع، مع الإشارة إلى الخطوات التي سيتخذها كل شخص بعد ذلك.
