Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο προορίζεται να είναι μια μορφή επικοινωνίας που διακόπτει λιγότερο από ένα τηλεφώνημα ή τον προγραμματισμό μιας συνάντησης πρόσωπο με πρόσωπο. Όμως, ως ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης περνάτε πιθανότατα μεγάλο μέρος της ημέρας κάνοντας multitasking και ευρισκόμενοι συνεχώς εν κινήσει, οπότε ο έλεγχος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί εύκολα να απορροφήσει πολύτιμο χρόνο.
Σε αντίθεση με τη δημοφιλή πεποίθηση, ο συνεχής έλεγχος των εισερχομένων σας δεν είναι η πιο αποτελεσματική πρακτική. Αποσπά την προσοχή σας και σας αποσπά την προσοχή από πιο σημαντικά στοιχεία, όπως μια πιθανή πώληση. Το κλειδί είναι να καταλάβετε πώς να διαχειρίζεστε αποτελεσματικά όλα αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να μη χάνετε χρόνο ή σημαντικές επικοινωνίες. Ξεκινήστε κάνοντας αυτά τα πέντε βήματα για ένα πιο καθαρό, πιο ελεγχόμενο inbox:
1. Ορίστε τις προτεραιότητές σας
Ο χρόνος είναι σημαντικός, οπότε επιλέξτε τις μάχες σας. Έχετε να διευθύνετε μια επιχείρηση παραγωγής μεμβρανών παραθύρων, η οποία απαιτεί από εσάς να φοράτε πολλά καπέλα με πολύ λίγη υποστήριξη. Για να μην γυρίζει το κεφάλι σας, είναι ζωτικής σημασίας να σχεδιάζετε και να ιεραρχείτε τις προτεραιότητες της ημέρας σας. Το Entrepreneur. com προτείνει να προσποιείστε ότι έχετε το μισό χρόνο από αυτόν που έχετε στην πραγματικότητα. Κάθε πρωί πριν από τη δουλειά, αποφασίστε τι θα αντιμετωπίσετε πρώτα. Αν δεν έχετε κλείσει μια πώληση που βρίσκεται σε εξέλιξη εδώ και πάνω από μια εβδομάδα, αυτό θα πρέπει να έχει προτεραιότητα έναντι των αδιάβαστων email σας.
2. Προγραμματίστε ραντεβού για check in
Με τον ίδιο τρόπο που ορίζετε μια σημαντική συνάντηση με πελάτη στο ημερολόγιό σας, θα πρέπει να ορίσετε χρόνο για να ελέγχετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Προγραμματίστε μια ώρα στο ημερολόγιό σας δύο ή τρεις φορές κάθε μέρα. Εάν το επιτρέπει η υπηρεσία ημερολογίου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, μετατρέψτε την κατάστασή σας σε "απασχολημένος" κατά τη διάρκεια αυτού του χρόνου. Μπορεί να μην ξεμπερδέψετε με όλα τα εισερχόμενά σας μέσα σε 60 λεπτά, αλλά ο στόχος θα πρέπει να είναι η ποιότητα έναντι της ποσότητας.
3. Απαντήστε αμέσως
Μιλώντας για ποιότητα, θα πρέπει να αφιερώσετε όλη σας την προσοχή σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προκειμένου να δημιουργήσετε την καλύτερη απάντηση. Για να βεβαιωθείτε ότι είστε συγκεντρωμένοι, κοιτάξτε ένα προς ένα τα μη αναγνωσμένα μηνύματα. Όταν ανοίγετε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθορίστε αν μπορείτε να το διαγράψετε, αν πρέπει να το αποθηκεύσετε ή αν απαιτεί απάντηση. Ανεξάρτητα από αυτό, αναλάβετε δράση πριν προχωρήσετε στο επόμενο αδιάβαστο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Εάν η προσοχή σας πρέπει να είναι αλλού για αρκετές ώρες, όπως για παράδειγμα σε μια εργασία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το μήνυμα αποστολής του συστήματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Αυτό θα δημιουργήσει μια αυτόματη απάντηση, ενημερώνοντας τους ανθρώπους ότι δεν μπορείτε να δώσετε πλήρη απάντηση αυτή τη στιγμή, αλλά θα τους απαντήσετε (κατά προτίμηση την προκαθορισμένη ώρα, βλ. #2). Ο ίδιος κανόνας ισχύει και αν βρίσκεστε σε διακοπές. Ορίστε ένα αυτόματο μήνυμα, το οποίο δηλώνει ότι θα απαντήσετε στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόλις επιστρέψετε.
4. Χρήση φακέλων και σημαιών
Οι περισσότεροι πάροχοι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προσφέρουν φακέλους, ετικέτες και κάποιο τρόπο επισήμανσης των μηνυμάτων σας. Ίσως να επισημαίνετε με αστερίσκο ή σημαία τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να παρακολουθήσετε. Εκτός από τη σήμανση, βεβαιωθείτε ότι κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει ετικέτα ή/και πηγαίνει σε έναν σχετικό φάκελο. Αυτό όχι μόνο θα διατηρήσει τα εισερχόμενά σας τακτοποιημένα, αλλά θα σας βοηθήσει να βρείτε γρήγορα ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε περίπτωση που χρειαστεί να ανατρέξετε σε αυτό αργότερα.
5. Αφαιρέστε το θόρυβο
Φαίνεται ότι τα μισά από τα εισερχόμενά σας είναι σκουπίδια; Επειδή έτσι είναι. Σύμφωνα με την Baydin, έναν πάροχο υπηρεσιών διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ένας μέσος χρήστης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διαγράφει 71 από τα 147 μηνύματα που λαμβάνει καθημερινά - δηλαδή το 48%. Ξοδεύετε περίπου 5 λεπτά κάθε μέρα, ή 24 ώρες κατά τη διάρκεια ενός έτους, απλά στέλνοντας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα σκουπίδια. Η αποσυμφόρηση των εισερχόμενων μηνυμάτων σας είναι τόσο απλή όσο το να κάνετε κλικ στο κουμπί "διαγραφή". Αυτό θα σας βοηθήσει να μειώσετε τον χρόνο που ξοδεύετε για να ελέγχετε - και τελικά να διαγράφετε - διαφημιστικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από εταιρείες που δεν σας πατρονάρουν πλέον ή δεν σας ενδιαφέρουν.
Με αυτές τις συμβουλές διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο μυαλό σας, μπορείτε να αφιερώσετε περισσότερο χρόνο και ενέργεια στην ανάπτυξη της επιχείρησής σας.
