Οι συσκέψεις μπορεί να είναι το χειρότερο αναγκαίο κακό της εργασιακής ζωής.Για πολλούς οργανισμούς, οι συσκέψεις είναι απλώς σπατάλη χρόνου, δημιουργικής ενέργειας και προσπάθειας. Ακόμη και η μέση εργαζόμενη μέλισσα συμμετέχει σε περισσότερες από 60 συσκέψεις κάθε μήνα και ξοδεύει πάνω από 30 ώρες σε συσκέψεις που θεωρεί μη παραγωγικές. ευτυχώς, πολλές εταιρείες αρχίζουν να αναγνωρίζουν αυτό το γεγονός και διαταράσσουν ενεργά το βαρετό παλιό μοντέλο συσκέψεων σχεδιάζοντας και διεξάγοντας σωστά τις συσκέψεις. Σκεφτείτε αυτές τις συμβουλές για να σχεδιάσετε και να εκτελέσετε την επόμενη σύσκεψή σας.
1. Μην πας εκεί που δεν ανήκεις.
Ο Harrison Owen είναι συγγραφέας και σύμβουλος, γνωστός για τη θεωρία της τεχνολογίας ανοικτού χώρου (Open Space Technology - OST), μιας μεθοδικής προσέγγισης για την ηγεσία με γνώμονα τον σκοπό, συμπεριλαμβανομένου ενός τρόπου φιλοξενίας συναντήσεων, συνεδρίων, κατασκηνώσεων, συμποσίων και κοινοτικών εκδηλώσεων. Η μεγαλύτερη συνεισφορά του Όουεν ίσως είναι ο μοναδικός του νόμος για την έξυπνη εργασία: "Ο νόμος των δύο ποδιών". Σύμφωνα με το νόμο, αν οποιαδήποτε στιγμή κατά τη διάρκεια της κοινής μας συνάντησης βρεθείτε σε οποιαδήποτε κατάσταση όπου ούτε μαθαίνετε ούτε συνεισφέρετε, χρησιμοποιήστε τα δύο σας πόδια και πηγαίνετε κάπου αλλού. Πρόκειται για έναν δοκιμασμένο στο χρόνο νόμο που μπορεί να σας εξοικονομήσει εκατοντάδες ώρες εργασίας με το να μην ξοδεύετε το χρόνο σας ονειροπολώντας σε μια συνάντηση.
2. Κάντε τις συνεδριάσεις μικρότερες.
Το ιδανικό μπλοκ που προτείνουν οι ειδικοί είναι 15 λεπτά, επειδή μπορεί εύκολα να προγραμματιστεί σε μια εφαρμογή ημερολογίου, αλλά οι συναντήσεις δεν πρέπει να διαρκούν περισσότερο από 20 λεπτά. Γιατί; Επειδή η επιστήμη μας λέει ότι οι περισσότεροι συμμετέχοντες σε συσκέψεις ή ακροατήρια μπορούν να απασχοληθούν μόνο για 10 έως 18 λεπτά πριν αρχίσουν να αποσυντονίζονται. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι παγκοσμίου φήμης ομιλίες TED Talks περιορίζονται στα 18 λεπτά, ακόμη και για τους πιο λαμπρούς και εμπνευσμένους ομιλητές.
3. Να είστε καινοτόμοι με το χώρο.
Φυσικά, οι περισσότεροι άνθρωποι προτιμούν μια αίθουσα συνεδριάσεων ως έναν λογικό χώρο συνάντησης για μια ομάδα, αλλά είναι καλό να το αλλάζετε κάθε τόσο. Πηγαίνετε την ομάδα σας έξω για καθαρό αέρα ή πηγαίνετε μικρές ομάδες σε μια καφετέρια. Αν έχετε κλείσει μια συνάντηση για έναν προς έναν, μπορείτε ακόμη και να κάνετε έναν από αυτούς τους περίφημουςπερίπατους και συζητήσεις της ΔυτικήςΠτέρυγας για να ενισχύσετε τη δέσμευση και να βοηθήσετε στην έμπνευση της δημιουργικότητας.
4. Ορίστε μια ατζέντα.
Ο σκοπός των περισσότερων συνεδριάσεων θα πρέπει να είναι η λήψη συνεισφορών, η υποβολή αιτήματος έγκρισης ή η μετάδοση πληροφοριών. Η Google επιμένει στο ότι οι συνεδριάσεις πρέπει να έχουν νόημα, οπότε κάθε συνεδρίαση λήψης αποφάσεων πρέπει να έχει έναν υπεύθυνο λήψης αποφάσεων. Θέτοντας εκ των προτέρων μια σαφή ατζέντα, μπορείτε αφενός να προετοιμάσετε την ομάδα σας για αυθεντική δέσμευση και αφετέρου να απαντήσετε σε αυτές τις σημαντικές ερωτήσεις:
Ποιο είναι το ένα πράγμα που θα θέλατε να πετύχετε σε αυτή τη συνάντηση;
Τι σας απασχολεί περισσότερο σήμερα και σε τι θέλετε να επικεντρωθείτε;
Ποιες προκλήσεις απειλούν την εστίασή σας και πώς θα επανέλθετε στο σωστό δρόμο;
Τι επιδιώκουν οι συνάδελφοί σας από αυτή τη συνάντηση;
5. Χάστε την τεχνολογία.
Το πραγματικό πλεονέκτημα των συνεδριάσεων είναι η αυθεντική, πρόσωπο με πρόσωπο δέσμευση που συμβαίνει όταν τα δημιουργικά μυαλά συναντιούνται για διάλογο και συνεργασία. Οι γνώμες μπορεί να διαφέρουν σχετικά με τη χρήση φορητών υπολογιστών για την τήρηση σημειώσεων, αλλά τουλάχιστον οι συνεδριάσεις θα πρέπει να είναι μια ζώνη απαγόρευσης των smartphones και άλλων συσκευών που κάνουν τους ανθρώπους να δίνουν περισσότερη προσοχή στις ειδοποιήσεις παρά στους ανθρώπους.
6. Παρακολούθηση.
Οι συσκέψεις δεν σημαίνουν τίποτα αν δεν παράγουν αξιοποιήσιμες πληροφορίες και, ακόμη πιο σημαντικό, αποτελέσματα. Είναι ιδιαίτερα εύκολο για τους αδρανοποιημένους ή βαριεστημένους συμμετέχοντες να ξεχάσουν τα επόμενα βήματά τους μετά από μια μακρά συζήτηση. Για κάθε συνάντηση, θα πρέπει να:
Τελειώστε τις συνεδριάσεις λίγο νωρίτερα, ώστε να είναι πιο ομαλή η μετάβαση στην εργάσιμη ημέρα.
Καταγράψτε τα αποτελέσματα και τα στοιχεία δράσης και σημειώστε ποια άτομα είναι άμεσα υπεύθυνα για την εκτέλεση των εργασιών παρακολούθησης.
Σε ένα σημείωμα παρακολούθησης, ανακεφαλαιώστε τις βασικές αποφάσεις και αναλογιστείτε τις γνώσεις που αποκομίσατε από τη συνάντηση, σημειώνοντας τα βήματα που θα κάνει ο καθένας στη συνέχεια.
Οι σπουδαίες συνεδριάσεις μπορούν να αντανακλούν τη σπουδαία ηγεσία. Δεν πρέπει ποτέ να αποτελούν μια επώδυνη υποχρέωση ή ένα βάρος που πρέπει να σηκώσετε, αλλά μάλλον μια μεγάλη ευκαιρία για συνεργασία και για να αξιοποιήσετε στο έπακρο τον χρόνο σας.
