1. Μην πας εκεί που δεν ανήκεις.
Harrison Owenείναι συγγραφέας και σύμβουλος, γνωστός για τη θεωρία τουΤεχνολογία ανοικτού χώρου(OST), μια μεθοδική προσέγγιση στην ηγεσία με γνώμονα τον σκοπό, συμπεριλαμβανομένου ενός τρόπου για τη φιλοξενία συναντήσεων, συνεδρίων, κατασκηνώσεων, συμποσίων και κοινοτικών εκδηλώσεων. Η μεγαλύτερη συνεισφορά του Όουεν ίσως είναι ο μοναδικός του νόμος για την έξυπνη εργασία:"Ο νόμος των δύο ποδιών".
Σύμφωνα με το νόμο, αν οποιαδήποτε στιγμή κατά τη διάρκεια του χρόνου που περνάμε μαζί, βρεθείτε σε μια κατάσταση όπου δεν μαθαίνετε ούτε συνεισφέρετε, χρησιμοποιήστε τα δύο σας πόδια και πηγαίνετε κάπου αλλού. Αυτός είναι ένας δοκιμασμένος νόμος που μπορεί να σας γλιτώσει εκατοντάδες ώρες εργασίας με το να μην ξοδεύετε το χρόνο σας ονειροπολώντας σε μια συνάντηση.
2. Κάντε τις συνεδριάσεις μικρότερες.
Το ιδανικό μπλοκ που προτείνουν οι ειδικοί είναι 15 λεπτά, επειδή μπορεί εύκολα να προγραμματιστεί σε μια εφαρμογή ημερολογίου, αλλά οι συναντήσεις δεν πρέπει να διαρκούν περισσότερο από 20 λεπτά. Γιατί; Επειδήεπιστήμημας λέει ότι οι περισσότεροι συμμετέχοντες σε συνεδριάσεις ή ακροατήρια μπορούν να απασχοληθούν μόνο για 10 έως 18 λεπτά πριν αρχίσουν να αποσυντονίζονται. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι παγκοσμίου φήμης ομιλίες TED Talks περιορίζονται στα 18 λεπτά, ακόμη και για τους πιο λαμπρούς και εμπνευσμένους ομιλητές.
3. Να είστε καινοτόμοι με το χώρο.
Φυσικά, οι περισσότεροι άνθρωποι προτιμούν μια αίθουσα συνεδριάσεων ως έναν λογικό χώρο συνάντησης για μια ομάδα, αλλά είναι καλό να το αλλάζετε κάθε τόσο. Πηγαίνετε την ομάδα σας έξω για καθαρό αέρα ή πηγαίνετε μικρές ομάδες σε μια καφετέρια. Αν έχετε κλείσει μια συνάντηση για έναν προς έναν, μπορείτε ακόμη και να πάρετε ένα από εκείνα τα διάσημαΔυτική πτέρυγαwalk-and-talksγια να ενισχύσει τη δέσμευση και να βοηθήσει στην έμπνευση της δημιουργικότητας.
4. Ορίστε μια ατζέντα.
Ο σκοπός των περισσότερων συνεδριάσεων θα πρέπει να είναι η λήψη συνεισφορών, η υποβολή αιτήματος για έγκριση ή η μετάδοση πληροφοριών.Googleείναι ανυποχώρητος στο να έχουν οι συνεδριάσεις νόημα, οπότε σε κάθε συνεδρίαση λήψης αποφάσεων πρέπει να υπάρχει ένας υπεύθυνος λήψης αποφάσεων. Θέτοντας εκ των προτέρων μια σαφή ατζέντα, μπορείτε αφενός να προετοιμάσετε την ομάδα σας για αυθεντική δέσμευση και αφετέρου να απαντήσετε σε αυτές τις σημαντικές ερωτήσεις:
- Ποιο είναι το ένα πράγμα που θα θέλατε να πετύχετε σε αυτή τη συνάντηση;
- Τι σας απασχολεί περισσότερο σήμερα και σε τι θέλετε να επικεντρωθείτε;
- Ποιες προκλήσεις απειλούν την εστίασή σας και πώς θα επανέλθετε στο σωστό δρόμο;
- Τι επιδιώκουν οι συνάδελφοί σας από αυτή τη συνάντηση;
5. Χάστε την τεχνολογία.
Το πραγματικό πλεονέκτημα των συνεδριάσεων είναι η αυθεντική, πρόσωπο με πρόσωπο δέσμευση που συμβαίνει όταν τα δημιουργικά μυαλά συναντιούνται για διάλογο και συνεργασία. Οι γνώμες μπορεί να διαφέρουν σχετικά με τη χρήση φορητών υπολογιστών για την τήρηση σημειώσεων, αλλά τουλάχιστον οι συνεδριάσεις θα πρέπει να είναι μια ζώνη απαγόρευσης πτήσεων γιαsmartphonesκαι άλλες συσκευές που κάνουν τους ανθρώπους να δίνουν μεγαλύτερη προσοχή στις ειδοποιήσεις παρά στους ανθρώπους.
6. Παρακολούθηση.
Συναντήσειςδεν σημαίνουν τίποτα αν δεν παράγουν αξιοποιήσιμες πληροφορίες και, ακόμη πιο σημαντικό, αποτελέσματα. Είναι ιδιαίτερα εύκολο για τους αδρανείς ή βαριεστημένους συμμετέχοντες να ξεχάσουν τα επόμενα βήματά τους μετά από μια μακρά συζήτηση. Για κάθε συνάντηση, θα πρέπει:
- Τελειώστε τις συνεδριάσεις λίγο νωρίτερα, ώστε να είναι πιο ομαλή η μετάβαση στην εργάσιμη ημέρα.
- Καταγράψτε τα αποτελέσματα και τα στοιχεία δράσης και σημειώστε ποια άτομα είναι άμεσα υπεύθυνα για την εκτέλεση των εργασιών παρακολούθησης.
- Σε ένα σημείωμα παρακολούθησης, ανακεφαλαιώστε τις βασικές αποφάσεις και αναλογιστείτε τις γνώσεις που αποκομίσατε από τη συνάντηση, σημειώνοντας τα βήματα που θα κάνει ο καθένας στη συνέχεια.
