Pertemuan mungkin merupakan kejahatan yang paling teruk dalam kehidupan bekerja. Bagi kebanyakan organisasi, mesyuarat hanyalah membuang masa, tenaga kreatif dan usaha. Malah rata-rata pekerja lebah menghadiri lebih daripada 60 mesyuarat setiap bulan dan menghabiskan lebih 30 jam dalam mesyuarat yang mereka anggap sebagai tidak produktif. Nasib baik, banyak syarikat mula mengenali fakta ini dan secara aktif mengganggu model mesyuarat lama yang membosankan dengan merancang dan menjalankan mesyuarat dengan baik . Pertimbangkan petua ini untuk merancang dan melaksanakan mesyuarat anda yang seterusnya.
1. Jangan pergi ke tempat yang anda tidak sepatutnya.
Harrison Owen ialah seorang penulis dan perunding yang terkenal dengan teori Teknologi Angkasa Terbuka (OST), pendekatan berkaedah untuk kepimpinan yang didorong oleh tujuan, termasuk cara untuk menganjurkan mesyuarat, persidangan, retret, simposium dan acara komuniti. Sumbangan terbesar Owen mungkin undang-undang tunggalnya untuk bekerja pintar: "Hukum Dua Kaki." Mengikut undang-undang, jika pada bila-bila masa semasa kita bersama anda mendapati diri anda berada dalam sebarang situasi di mana anda tidak belajar atau menyumbang, gunakan dua kaki anda dan pergi ke tempat lain. Ini adalah undang-undang yang diuji masa yang boleh menjimatkan beratus-ratus jam kerja anda dengan tidak menghabiskan masa anda untuk berkhayal dalam mesyuarat.
2. Buat mesyuarat lebih pendek.
Blok ideal yang disyorkan oleh pakar ialah 15 minit kerana ia boleh dijadualkan dengan mudah dalam apl kalendar, tetapi mesyuarat tidak boleh berjalan lebih daripada 20 minit. kenapa? Kerana sains memberitahu kita bahawa kebanyakan peserta atau khalayak mesyuarat hanya boleh bertunang selama 10 hingga 18 minit sebelum mereka mula berhenti. Inilah sebab mengapa TED Talks yang terkenal di dunia dihadkan kepada 18 minit, walaupun untuk penceramah yang paling cemerlang dan memberi inspirasi.
3. Jadilah inovatif dengan ruang.
Sememangnya, kebanyakan orang cenderung ke bilik persidangan sebagai ruang mesyuarat yang wajar untuk kumpulan, tetapi ia bagus untuk mengubahnya dari semasa ke semasa. Bawa kumpulan anda keluar untuk menghirup udara segar, atau bawa kumpulan kecil ke kedai kopi. Jika anda mempunyai pertemuan satu lawan satu yang ditempah, anda juga boleh mengambil salah satu daripada West Wing berjalan-dan-bual yang terkenal untuk meningkatkan penglibatan dan membantu mencetuskan kreativiti.
4. Tetapkan agenda.
Tujuan kebanyakan mesyuarat adalah untuk mendapatkan input, meminta kelulusan atau menyampaikan maklumat. Google bertegas bahawa mesyuarat adalah bermakna, jadi setiap mesyuarat membuat keputusan mesti mempunyai pembuat keputusan. Dengan menetapkan agenda yang jelas lebih awal, anda boleh menyediakan pasukan anda untuk penglibatan yang tulen, dan juga menjawab soalan penting ini:
Apakah satu perkara yang anda ingin capai dalam mesyuarat ini?
Apa yang paling anda bimbangkan hari ini, dan apa yang anda mahu fokus?
Apakah cabaran yang mengancam tumpuan anda, dan bagaimana anda akan kembali ke landasan yang betul
Apa yang rakan sekerja anda ingin dapatkan daripada mesyuarat ini?
5. Hilang teknologi.
Kelebihan sebenar mesyuarat ialah penglibatan yang tulen dan bersemuka yang berlaku apabila minda kreatif berkumpul untuk dialog dan kerjasama. Pendapat mungkin berbeza tentang penggunaan komputer riba untuk mengambil nota tetapi sekurang-kurangnya mesyuarat harus menjadi zon larangan terbang untuk telefon pintar dan peranti lain yang membuatkan orang ramai memberi perhatian lebih kepada pemberitahuan berbanding orang.
6. Susulan.
Mesyuarat tidak bermakna jika ia tidak menghasilkan kecerdasan yang boleh diambil tindakan dan lebih penting lagi, keputusan. Sangat mudah untuk peserta yang terlepas atau bosan untuk melupakan langkah seterusnya selepas perbincangan yang panjang. Untuk setiap mesyuarat, anda hendaklah:
Selesaikan mesyuarat sedikit awal untuk membolehkan peralihan yang lebih lancar kembali ke hari kerja.
Rakam hasil dan item tindakan, dan perhatikan individu yang bertanggungjawab secara langsung untuk menyelesaikan tugas susulan.
Dalam nota susulan, rakam keputusan penting dan renungkan pandangan yang diperoleh daripada mesyuarat, dengan menyatakan langkah-langkah yang akan diambil oleh setiap orang seterusnya.
Mesyuarat yang hebat boleh mencerminkan kepimpinan yang hebat. Ia tidak sepatutnya menjadi kewajipan yang menyakitkan atau beban yang perlu ditanggung, sebaliknya merupakan peluang yang baik untuk bekerjasama dan memanfaatkan masa anda sepenuhnya.
