O e-mail pretende ser uma forma de comunicação menos disruptiva do que fazer uma ligação ou agendar uma reunião cara a cara. Mas, como proprietário de uma pequena empresa, você provavelmente passa grande parte do dia realizando multitarefas e constantemente em trânsito, portanto, verificar e-mails pode facilmente consumir um tempo precioso.
Ao contrário da crença popular, verificar constantemente a sua caixa de entrada não é a prática mais eficiente. Torna-se uma distração e tira o foco de itens mais importantes, como uma venda potencial. O segredo é descobrir como gerenciar todos esses e-mails de maneira eficaz para não perder tempo ou qualquer comunicação importante. Comece seguindo estas cinco etapas para ter uma caixa de entrada mais limpa e controlada:
1. Defina suas prioridades
O tempo é essencial, por isso escolha as suas batalhas. Tem um negócio de películas para vidros para gerir, o que exige que use muitos chapéus com muito pouco apoio. Para que a sua cabeça não fique à roda, é fundamental planear e definir prioridades para o seu dia. O Entrepreneur.com sugere que finja que tem metade do tempo que realmente tem. Todas as manhãs, antes do trabalho, decida o que vai fazer primeiro. Se ainda não fechou uma venda que está a ser trabalhada há mais de uma semana, isso deve ter prioridade sobre os seus e-mails não lidos.
2. Agende compromissos para check-in
Da mesma forma que marca uma reunião importante com um cliente no seu calendário, deve reservar tempo para verificar o correio eletrónico. Reserve uma hora no seu calendário, duas ou três vezes por dia. Se o seu serviço de calendário de correio eletrónico o permitir, coloque o seu estado em "ocupado" durante esse período. É possível que não consiga passar por toda a sua caixa de entrada em 60 minutos, mas o objetivo deve ser a qualidade em vez da quantidade.
3. Responda imediatamente
Por falar em qualidade, terá de dedicar toda a sua atenção a uma mensagem de correio eletrónico para poder dar a melhor resposta. Para ter a certeza de que está concentrado, passe pelas mensagens não lidas uma de cada vez. Quando abrir cada mensagem de correio eletrónico, determine se a pode apagar, se a deve guardar ou se é necessária uma resposta. Independentemente disso, tome medidas antes de passar para o próximo e-mail não lido.
Se a sua atenção tiver de estar noutro local durante várias horas, por exemplo, no local de trabalho, pode utilizar a mensagem de ausência do seu sistema de correio eletrónico. Isto criará uma resposta automática, informando as pessoas de que não pode dar uma resposta completa neste momento, mas que voltará a contactá-las (de preferência à hora pré-agendada; ver n.º 2). A mesma regra aplica-se se estiver de férias. Defina uma mensagem automática que indique que responderá aos e-mails assim que regressar.
4. Use pastas e sinalizadores
A maioria dos provedores de e-mail oferece pastas, marcadores e alguma forma de marcar suas mensagens. Talvez você marque com estrela ou sinalize e-mails que precisa acompanhar. Além da sinalização, certifique-se de que cada e-mail tenha um rótulo e/ou esteja em uma pasta relevante. Isso não apenas manterá sua caixa de entrada organizada, mas também o ajudará a encontrar rapidamente um e-mail, caso precise consultá-lo posteriormente.
5. Remova o ruído
Parece-lhe que metade da sua caixa de entrada é apenas lixo? É porque é. De acordo com a Baydin, um fornecedor de serviços de gestão de correio eletrónico, um utilizador médio de correio eletrónico elimina 71 das 147 mensagens que recebe diariamente, o que corresponde a 48%. Está a gastar cerca de 5 minutos por dia, ou 24 horas ao longo de um ano, apenas a enviar mensagens de correio eletrónico para o lixo. Desorganizar a sua caixa de entrada é tão simples como clicar em "cancelar a subscrição". Isto ajudará a reduzir o tempo que passa a verificar - e, por fim, a eliminar - os e-mails promocionais de empresas que já não patrocina ou nas quais já não tem qualquer interesse.
Com essas dicas de gerenciamento de e-mail em mente, você pode dedicar mais tempo e energia ao crescimento do seu negócio.
