Para muitas organizações, as reuniões são simplesmente um desperdício de tempo, energia criativa e esforço. Felizmente, muitas empresas estão a começar a reconhecer este facto e estão ativamente a perturbar o velho e aborrecido modelo de reunião, planeando e conduzindo bem as reuniões. Considere estas dicas para planear e executar a sua próxima reunião.
1. Não vás para onde não pertences.
Harrison Owen é um escritor e consultor mais conhecido por teorizar a Tecnologia do Espaço Aberto (TOS), uma abordagem metódica à liderança orientada para objectivos, incluindo uma forma de organizar reuniões, conferências, retiros, simpósios e eventos comunitários. A maior contribuição de Owen pode ser a sua única lei para trabalhar de forma inteligente: "A Lei dos Dois Pés". De acordo com a lei, se em qualquer altura durante o nosso tempo juntos se encontrar numa situação em que não está a aprender nem a contribuir, use os seus dois pés e vá para outro lugar. Esta é uma lei testada pelo tempo que pode poupar centenas de horas de trabalho se não passar o seu tempo a sonhar acordado numa reunião.
2. Tornar as reuniões mais curtas.
O bloco ideal recomendado pelos especialistas é de 15 minutos porque pode ser facilmente agendado numa aplicação de calendário, mas as reuniões não devem durar mais de 20 minutos. Porquê? Porque a ciência diz-nos que a maioria dos participantes ou audiências das reuniões só conseguem estar envolvidos durante 10 a 18 minutos antes de começarem a desligar-se. Esta é a razão pela qual as mundialmente famosas TED Talks são limitadas a 18 minutos, mesmo para os oradores mais brilhantes e inspiradores.
3. Ser inovador no espaço.
Naturalmente, a maioria das pessoas gravita em torno de uma sala de conferências como um espaço de reunião sensato para um grupo, mas é ótimo mudar de vez em quando. Leve o seu grupo para o exterior para apanhar ar fresco, ou leve pequenos grupos para um café. Se tiver uma reunião individual marcada, pode até fazer uma daquelas famosascaminhadas e conversasda Ala Oeste para aumentar o envolvimento e ajudar a inspirar a criatividade.
4. Definir uma ordem de trabalhos.
O objetivo da maioria das reuniões deve ser obter contributos, pedir aprovação ou transmitir informações. A Google é inflexível quanto ao facto de as reuniões serem significativas, pelo que todas as reuniões de tomada de decisões devem ter um decisor. Ao definir antecipadamente uma ordem de trabalhos clara, pode preparar a sua equipa para uma participação autêntica e também responder a estas questões importantes:
Qual é a única coisa que gostaria de realizar nesta reunião?
Em que é que está mais preocupado hoje e em que é que se quer concentrar?
Quais os desafios que ameaçam a sua concentração e como voltará ao caminho certo
O que é que os seus colegas pretendem obter desta reunião?
5. Perder a tecnologia.
A verdadeira vantagem das reuniões é o envolvimento autêntico, cara a cara, que acontece quando as mentes criativas se juntam para dialogar e colaborar. As opiniões podem divergir quanto à utilização de computadores portáteis para tomar notas, mas, no mínimo, as reuniões devem ser uma zona proibida para smartphones e outros dispositivos que fazem com que as pessoas prestem mais atenção às notificações do que às pessoas.
6. Acompanhamento.
As reuniões não significam nada se não produzirem informações acionáveis e, mais importante ainda, resultados. É especialmente fácil para os participantes desmotivados ou aborrecidos esquecerem os passos seguintes após uma longa discussão. Para cada reunião, deve:
Terminar as reuniões um pouco mais cedo para permitir uma transição mais suave para o dia de trabalho.
Registe os resultados e os pontos de ação e indique os indivíduos diretamente responsáveis pela realização das tarefas de acompanhamento.
Numa nota de seguimento, recapitule as principais decisões e reflicta sobre os conhecimentos adquiridos na reunião, indicando os passos que cada pessoa irá dar a seguir.
As grandes reuniões podem ser o reflexo de uma grande liderança. Nunca devem ser uma obrigação dolorosa ou um fardo a carregar, mas sim uma óptima oportunidade para colaborar e aproveitar ao máximo o seu tempo.
