1. Não vás para onde não pertences.
Harrison Owené um escritor e consultor mais conhecido por teorizarTecnologia de espaços abertos(OST), uma abordagem metódica à liderança orientada para objectivos, incluindo uma forma de organizar reuniões, conferências, retiros, simpósios e eventos comunitários. A maior contribuição de Owen talvez seja a sua única lei para trabalhar de forma inteligente:"A Lei dos Dois Pés".
De acordo com a lei, se em qualquer altura durante o nosso tempo juntos se encontrar numa situação em que não está a aprender nem a contribuir, use os seus dois pés e vá para outro lugar. Esta é uma lei testada pelo tempo que pode poupar centenas de horas de trabalho se não passar o seu tempo a sonhar acordado numa reunião.
2. Tornar as reuniões mais curtas.
O bloco ideal recomendado pelos especialistas é de 15 minutos porque pode ser facilmente agendado numa aplicação de calendário, mas as reuniões não devem durar mais de 20 minutos. Porquê? Porqueciênciadiz-nos que a maioria dos participantes em reuniões ou audiências só conseguem estar envolvidos durante 10 a 18 minutos antes de começarem a desligar-se. Esta é a razão pela qual as mundialmente famosas TED Talks são limitadas a 18 minutos, mesmo para os oradores mais brilhantes e inspiradores.
3. Ser inovador no espaço.
Naturalmente, a maioria das pessoas gravita em torno de uma sala de conferências como um espaço de reunião sensato para um grupo, mas é ótimo mudar de vez em quando. Leve o seu grupo para o exterior para apanhar ar fresco, ou leve pequenos grupos para um café. Se tiver uma reunião individual marcada, pode até levar um daqueles famososAla Oesteandar e falarpara aumentar a participação e ajudar a inspirar a criatividade.
4. Definir uma ordem de trabalhos.
O objetivo da maioria das reuniões deve ser o de obter contributos, pedir aprovação ou transmitir informações.Googleé inflexível quanto ao facto de as reuniões serem significativas, pelo que todas as reuniões de tomada de decisão devem ter um decisor. Ao definir antecipadamente uma ordem de trabalhos clara, pode preparar a sua equipa para uma participação autêntica e também responder a estas questões importantes:
- Qual é a única coisa que gostaria de realizar nesta reunião?
- Em que é que está mais preocupado hoje e em que é que se quer concentrar?
- Quais os desafios que ameaçam a sua concentração e como voltará ao caminho certo
- O que é que os seus colegas pretendem obter desta reunião?
5. Perder a tecnologia.
A verdadeira vantagem das reuniões é o envolvimento autêntico, cara a cara, que acontece quando as mentes criativas se juntam para dialogar e colaborar. As opiniões podem divergir quanto à utilização de computadores portáteis para tomar notas, mas, no mínimo, as reuniões devem ser uma zona proibida parasmartphonese outros dispositivos que fazem com que as pessoas prestem mais atenção às notificações do que às pessoas.
6. Acompanhamento.
Reuniõesnão significam nada se não produzirem informações accionáveis e, ainda mais importante, resultados. É especialmente fácil para os participantes desmotivados ou aborrecidos esquecerem os próximos passos após uma longa discussão. Para cada reunião, deve:
- Terminar as reuniões um pouco mais cedo para permitir uma transição mais suave para o dia de trabalho.
- Registe os resultados e os pontos de ação e indique os indivíduos diretamente responsáveis pela realização das tarefas de acompanhamento.
- Numa nota de seguimento, recapitule as principais decisões e reflicta sobre os conhecimentos adquiridos na reunião, indicando os passos que cada pessoa irá dar a seguir.
