Definição de produtividade
É importante manter os olhos no seu objetivo. O conceito de poupança de tempo não é um objetivo em si. A ideia é aumentar a produtividade, que é definido definido pelo Merriam-Webster como "o estado ou a qualidade de ser produtivo". Produtivo, por sua vez, é definido em parte como "produzindo resultados, benefícios ou lucros". No mundo dos negócios, o único fator X entre o seu carga de trabalhoA produtividade é definida pela capacidade de ser eficaz e eficiente. Para os empresários, a produtividade é definida pela capacidade de ser simultaneamente eficaz e eficiente. Quanto mais estivermos conscientes da eficácia dos nossos esforços, melhores serão as nossas operações.
Definir prazos falsos
O escritor Neil Gaiman deu uma vez um discurso com uma fórmula extremamente eficaz para freelancers de sucesso: "O trabalho é bom, é fácil conviver com eles e eles entregam o trabalho no prazo tempo. E nem sequer é preciso os três. Dois em três é ótimo.
Os prazos são uma ferramenta muito humana para tirar o máximo partido da sua semana de trabalho. Adicione lembretes semanais ao seu calendário para trabalhar em actividades-chave - basta defini-los um dia antes da data de vencimento real. Desta forma, se surgir algum imprevisto, terá tempo para terminar a tarefa até ao prazo real.
Adotar aplicações de produtividade que funcionam
Existem milhares de recomendações para produtividade e aplicações de gestão do tempo, todas facilmente disponíveis com uma pesquisa no Google, e que parecem mudar de hora a hora. Em vez de saltar para a última modaSe o seu computador não for o mais adequado para o seu trabalho, passe algum tempo a procurar aplicações comprovadas e eficazes que ajudem realmente a poupar tempo. Algumas recomendações podem incluir:
- Google Docs e Google Drive: No ano passado, trabalhei com uma empresária atarefada que guardava toda a sua documentação, calendário e outros trabalhos essenciais no disco rígido físico do seu portátil, o que não lhe serviu de muito quando entornou uma caneca inteira de café no disco. Depois disso, o marido convenceu-a a guardar todo o seu trabalho na nuvem através do Google Drive e do Google Docs. Não só lhe permitia aceder ao seu trabalho em qualquer altura, como também o podia partilhar com toda a sua equipa para sessões de trabalho colaborativas.
- O Trello é uma excelente aplicação para o planeamento e revisão de projectos que também é eficaz para reuniões de planeamento, sessões de estratégia e revisões trimestrais.
- Quer utilize o Google Calendar, o Outlook ou algo diferente, como o Fantastical, dê alguma atenção ao seu calendário, ou seja, defina algumas regras para o seu dia. Lembre-se, o seu calendário não é a sua lista de tarefas; é a forma de gerir o seu recurso mais precioso: o tempo.
- Por último, o Slack é uma excelente aplicação para comunicar tarefas importantes, actualizações e outros conteúdos à sua equipa. É rápida e leve, presta-se a um pouco de diversão e coloca tudo o que a sua equipa precisa num único local, para que os membros da equipa não tenham de procurar a informação de que necessitam.
Investigar um novo tipo de planeamento
A maioria dos empresários aborda o planeamento como a maioria dos empresários, ou seja, utilizando o planeamento da gestão do tempo (listas de tarefas, programação de tarefas, etc.) para trabalhar durante o dia. Alguns, no entanto, estão a procurar um novo modelo conhecido como "planeamento contingente"que considera as potenciais perturbações que normalmente ocorrem e concebe um plano para as resolver.
