Электронная почта должна быть менее отвлекающей формой общения, чем телефонный звонок или назначение личной встречи. Но как владелец малого бизнеса вы, вероятно, проводите большую часть дня в режиме многозадачности и постоянно находитесь в движении, поэтому проверка электронной почты может легко отнять драгоценное время.
Вопреки распространенному мнению, постоянно проверять почтовый ящик - не самая эффективная практика. Это отвлекает и лишает вас возможности сосредоточиться на более важных вещах, например, на потенциальной продаже. Главное - понять, как эффективно управлять всеми этими письмами, чтобы не терять время и не терять важные сообщения. Начните с этих пяти шагов к более чистому и контролируемому почтовому ящику:
1. Установите приоритеты
Время не терпит отлагательств, поэтому выбирайте и сражайтесь. У вас есть бизнес по производству оконных фильтров, который требует от вас носить множество шляп при очень слабой поддержке. Чтобы голова не кружилась, очень важно планировать свой день и расставлять приоритеты. Entrepreneur.com предлагает представить, что у вас есть половина того времени, которое есть на самом деле. Каждое утро перед работой решайте, за что вы возьметесь в первую очередь. Если вы еще не закрыли сделку, над которой работали больше недели, она должна быть приоритетнее непрочитанных писем.
2. Запланируйте встречи для регистрации
Точно так же, как вы назначаете важную встречу с клиентом в своем календаре, вы должны выделить время для проверки электронной почты. Выделите в своем календаре час два или три раза в день. Если ваша служба электронного календаря позволяет, переведите свой статус в режим "занят" на это время. Возможно, вам не удастся просмотреть весь почтовый ящик за 60 минут, но целью должно быть качество, а не количество.
3. Реагируйте сразу же
Говоря о качестве, следует отметить, что для составления наилучшего ответа на письмо вам необходимо уделить ему все свое внимание. Чтобы быть уверенным, что вы сконцентрированы, просматривайте непрочитанные сообщения по одному за раз. Открывая каждое письмо, определите, можно ли его удалить, нужно ли его сохранить или оно требует ответа. В любом случае, прежде чем переходить к следующему непрочитанному письму, примите меры.
Если вам необходимо отвлечься на несколько часов, например, на работе, воспользуйтесь функцией отправки сообщений. Это создаст автоматический ответ, давая людям понять, что вы не можете дать развернутый ответ прямо сейчас, но вы перезвоните им (желательно в заранее назначенное время; см. #2). То же правило действует, если вы в отпуске. Установите автоматическое сообщение, в котором будет указано, что вы ответите на письма, как только вернетесь.
4. Используйте папки и флаги
Большинство провайдеров электронной почты предлагают папки, ярлыки и способы пометить сообщения. Возможно, вы отмечаете звездочками или флажками письма, которые вам необходимо проработать. В дополнение к пометке убедитесь, что каждое письмо имеет ярлык и/или попадает в соответствующую папку. Это не только сохранит ваш почтовый ящик в порядке, но и поможет вам быстро найти письмо, если вам понадобится вернуться к нему позже.
5. Устраните шум
Вам кажется, что половина вашего почтового ящика - это просто мусор? Это потому, что так оно и есть. По данным Baydin, поставщика услуг по управлению электронной почтой, средний пользователь электронной почты ежедневно удаляет 71 из 147 получаемых им сообщений - это 48 %. Вы тратите около 5 минут каждый день, или 24 часа в течение года, просто отправляя письма в корзину. Очистить свой почтовый ящик от мусора можно простым нажатием кнопки "Отписаться". Это поможет сократить время, которое вы тратите на проверку и, в конечном счете, удаление рекламных писем от компаний, которым вы больше не покровительствуете и которые вас не интересуют.
Помня об этих советах по управлению электронной почтой, вы сможете уделять больше времени и сил развитию своего бизнеса.
