Для многих организаций совещания - это просто пустая трата времени, творческой энергии и сил. Даже среднестатистический работник посещает более 60 совещаний в месяц и проводит более 30 часов на встречах, которые считает непродуктивными. К счастью, многие компании начинают признавать этот факт и активно разрушают старую скучную модель совещаний, планируя и проводя их правильно. Рассмотрите эти советы, чтобы спланировать и провести следующее собрание.
1. Не ходите туда, где вам не место.
Харрисон Оуэн - писатель и консультант, наиболее известный как теоретик технологии открытого пространства (OST ), методического подхода к целеустремленному лидерству, включая способ проведения встреч, конференций, ретритов, симпозиумов и общественных мероприятий. Самым большим вкладом Оуэна, возможно, является его единственный закон умной работы: "Закон двух ног". Согласно этому закону, если во время нашей совместной работы вы окажетесь в ситуации, когда вы не учитесь и не вносите свой вклад, используйте свои две ноги и идите в другое место. Это проверенный временем закон, который может сэкономить вам сотни рабочих часов, если вы не будете тратить свое время на дневные мечтания на совещании.
2. Сделайте встречи короче.
Идеальный блок, рекомендуемый экспертами, составляет 15 минут, потому что его можно легко запланировать в приложении календаря, но встречи не должны длиться дольше 20 минут. Почему? Потому что наука говорит нам, что большинство участников встреч или аудиторий могут быть вовлечены в процесс только в течение 10-18 минут, прежде чем они начнут отключаться. Именно по этой причине всемирно известные выступления TED Talks ограничиваются 18 минутами, даже для самых ярких и вдохновляющих спикеров.
3. Новаторски используйте пространство.
Естественно, большинство людей тяготеют к конференц-залу как к оптимальному месту для встречи группы, но время от времени полезно менять обстановку. Выведите группу на улицу, чтобы подышать свежим воздухом, или отправьтесь небольшой группой в кофейню. Если у вас запланирована встреча один на один, вы можете даже устроить одну из знаменитыхпрогулок по WestWing , чтобы повысить вовлеченность и вдохновить на творчество.
4. Определите повестку дня.
Целью большинства совещаний должно быть получение мнения, просьба об одобрении или передача информации. В Google строго следят за тем, чтобы собрания были содержательными, поэтому на каждом собрании, посвященном принятию решений, должен присутствовать человек, принимающий решение. Заранее определив четкую повестку дня, вы сможете не только подготовить свою команду к подлинному взаимодействию, но и ответить на эти важные вопросы:
Чего бы вы хотели добиться на этой встрече?
Что вас больше всего волнует сегодня и на чем вы хотите сосредоточиться?
Какие проблемы угрожают вашей сосредоточенности и как вы сможете вернуться на прежний путь
Что ваши коллеги хотят получить от этой встречи?
5. Откажитесь от технологии.
Настоящее преимущество совещаний - это подлинное взаимодействие лицом к лицу, которое происходит, когда творческие умы собираются вместе для диалога и сотрудничества. Мнения по поводу использования ноутбуков для ведения записей могут расходиться, но, как минимум, совещания должны быть запретной зоной для смартфонов и других устройств, которые заставляют людей обращать больше внимания на уведомления, чем на людей.
6. Последующие действия.
Совещания ничего не значат, если они не приносят полезной информации и, что еще важнее, результатов. Особенно легко после длительной дискуссии невовлеченные или скучающие участники забывают о своих дальнейших действиях. На каждом совещании вы должны:
Заканчивайте встречи немного раньше, чтобы плавно вернуться в рабочий день.
Запишите результаты и пункты действий, а также укажите, какие люди непосредственно отвечают за выполнение последующих задач.
В последующей записке напомните о ключевых решениях и обдумайте выводы, сделанные в ходе встречи, отметив, какие шаги каждый из участников предпримет дальше.
Отличные совещания могут быть отражением отличного руководства. Они никогда не должны быть тягостной обязанностью или бременем, а скорее прекрасной возможностью сотрудничать и максимально эффективно использовать свое время.
