قد تكون الاجتماعات أسوأ شر لا بد منه في الحياة العملية، فالاجتماعات بالنسبة للعديد من المؤسسات هي ببساطة مضيعة للوقت والطاقة الإبداعية والجهد. حتى أن العامل العادي يحضر أكثر من 60 اجتماعًا كل شهر ويقضي أكثر من 30 ساعة في اجتماعات يعتبرها غير منتجة، ولحسن الحظ، بدأت العديد من الشركات تدرك هذه الحقيقة وتعمل بنشاط على تعطيل نموذج الاجتماعات القديم الممل من خلال التخطيط للاجتماعات وإجرائها بشكل جيد. ضع في اعتبارك هذه النصائح لتخطيط وتنفيذ اجتماعك القادم.
1. لا تذهب إلى حيث لا تنتمي.
هاريسون أو ين هو كاتب ومستشار اشتهر بتنظيره لتكنولوجيا الفضاء المفتوح (OST)، وهو نهج منهجي للقيادة المدفوعة بالهدف، بما في ذلك طريقة لاستضافة الاجتماعات والمؤتمرات والخلوات والندوات والفعاليات المجتمعية. قد تكون أعظم مساهمة أوين هي قانونه الوحيد للعمل بذكاء: "قانون القدمين". فوفقًا لهذا القانون، إذا وجدت نفسك في أي وقت خلال وقتنا معًا في أي موقف لا تتعلم فيه ولا تساهم في أي شيء، استخدم قدميك الاثنتين واذهب إلى مكان آخر. هذا القانون الذي تم اختباره عبر الزمن يمكن أن يوفر عليك مئات ساعات العمل من خلال عدم قضاء وقتك في أحلام اليقظة في اجتماع ما.
2. اجعل الاجتماعات أقصر.
الحصة المثالية التي يوصي بها الخبراء هي 15 دقيقة لأنه يمكن جدولتها بسهولة في تطبيق التقويم، ولكن لا ينبغي أن تستمر الاجتماعات أكثر من 20 دقيقة. لماذا؟ لأن العلم يخبرنا أن معظم المشاركين في الاجتماعات أو الجمهور لا يمكن أن يتفاعلوا مع الاجتماع إلا لمدة 10 إلى 18 دقيقة قبل أن يبدأوا في الانصراف. وهذا هو السبب في أن محادثات TED المشهورة عالميًا تقتصر على 18 دقيقة، حتى بالنسبة للمتحدثين الأكثر ذكاءً وإلهامًا.
3. كن مبتكراً في المساحة.
بطبيعة الحال، ينجذب معظم الناس إلى قاعة المؤتمرات كمساحة معقولة للاجتماعات، ولكن من الرائع تغييرها بين الحين والآخر. اصطحب مجموعتك إلى الخارج لاستنشاق بعض الهواء النقي، أو اصطحب مجموعات صغيرة إلى مقهى. إذا كان لديك اجتماع فردي محجوز، يمكنك حتى أن تأخذ أحد تلك الاجتماعات الشهيرةفي الجناح الغربيللمشي والتحدث لتعزيز المشاركة والمساعدة في إلهام الإبداع.
4. ضع جدول أعمال.
يجب أن يكون الغرض من معظم الاجتماعات هو الحصول على مدخلات أو طلب الموافقة أو تمرير المعلومات. تُصرّ Google على أن تكون الاجتماعات ذات مغزى، لذا يجب أن يكون لكل اجتماع لصنع القرار صانع قرار. من خلال وضع جدول أعمال واضح مسبقًا، يمكنك إعداد فريقك للمشاركة الحقيقية، وكذلك الإجابة عن هذه الأسئلة المهمة:
ما هو الشيء الوحيد الذي ترغب في تحقيقه في هذا الاجتماع؟
ما أكثر ما يقلقك اليوم، وما الذي تريد التركيز عليه؟
ما هي التحديات التي تهدد تركيزك وكيف ستعود إلى المسار الصحيح
ما الذي يتطلع زملاؤك إلى الحصول عليه من هذا الاجتماع؟
5. فقدان التكنولوجيا.
إن الميزة الحقيقية للاجتماعات هي المشاركة الحقيقية وجهاً لوجه التي تحدث عندما تجتمع العقول المبدعة للحوار والتعاون. قد تختلف الآراء حول استخدام الحواسيب المحمولة لتدوين الملاحظات، ولكن على الأقل يجب أن تكون الاجتماعات منطقة محظورة للهواتف الذكية وغيرها من الأجهزة التي تجعل الناس ينتبهون للإشعارات أكثر من الأشخاص.
6. المتابعة.
لا تعني الاجتماعات أي شيء إذا لم تسفر عن معلومات قابلة للتنفيذ، والأهم من ذلك، النتائج. من السهل على المشاركين غير المنخرطين أو الذين يشعرون بالملل أن ينسوا خطواتهم التالية بعد مناقشة طويلة. لكل اجتماع، يجب عليك
قم بإنهاء الاجتماعات في وقت مبكر قليلاً للسماح بانتقال أكثر سلاسة إلى يوم العمل.
سجل النتائج وعناصر الإجراءات، ولاحظ الأفراد المسؤولين مباشرةً عن إنجاز مهام المتابعة.
في مذكرة متابعة، قم بتلخيص القرارات الرئيسية والتفكير في الرؤى المكتسبة من الاجتماع، مع الإشارة إلى الخطوات التي سيتخذها كل شخص بعد ذلك.
يمكن أن تكون الاجتماعات العظيمة انعكاسًا للقيادة العظيمة. لا ينبغي أن تكون أبدًا التزامًا مؤلمًا أو عبئًا على عاتقك، بل يجب ألا تكون أبدًا التزامًا مؤلمًا أو عبئًا تتحمله، بل يجب أن تكون فرصة رائعة للتعاون والاستفادة القصوى من وقتك.
