Όπως σημειώθηκε στο πρώτο μέρος της σειράς μας, μια βασική πρόκληση που αντιμετωπίζουν οι επιχειρηματίες όταν ξεκινούν τη δραστηριότητά τους είναι να αποφασίσουν αν θα αγοράσουν ή θα νοικιάσουν βασικούς πόρους, όπως χώρους γραφείων, ανθρώπινο δυναμικό και άλλα απαραίτητα. Την προηγούμενη φορά εξετάσαμε διεξοδικά το πού να εγκαταστήσετε το κατάστημα και αν θα προσλάβετε ή θα αναθέσετε σε τρίτους το ανθρώπινο δυναμικό. Σήμερα, ας προχωρήσουμε ένα επίπεδο πιο κάτω και ας ρίξουμε μια ματιά σε δύο ακόμη βασικές κατηγορίες: τον εξοπλισμό γραφείου και την τεχνολογία.
Από τα συρραπτικά στα φωτοτυπικά μηχανήματα: Εξοπλισμός γραφείου
Είτε ξεκινάτε μόλις μια επιχείρηση είτε προσπαθείτε να την αναπτύξετε, η επίπλωση και ο εξοπλισμός ενός γραφείου μπορεί να σας καταβάλει. Η εξασφάλιση ενός χώρου γραφείου μπορεί να είναι αρκετά απλή, αλλά υπάρχουν πολλές διαφορετικές εκτιμήσεις όταν πρόκειται να καταστήσετε την επιχείρησή σας παραγωγική.
Πρώτον, είναι σημαντικό να προσδιορίσετε τον εξοπλισμό που πραγματικά χρειάζεστε. Σκεφτείτε τις καθημερινές εργασίες που χρειάζεστε εσείς και η ομάδα σας για να κάνετε τη δουλειά σας, έχοντας παράλληλα κατά νου τον προϋπολογισμό σας. Χρειάζεστε πολλούς εκτυπωτές, φωτοτυπικά και φαξ ή θα λύσουν το πρόβλημα ο μικρός, πολυλειτουργικός εξοπλισμός και οι λύσεις που βασίζονται στο cloud; Εάν η επιχείρησή σας είναι ιδιαίτερα ευαισθητοποιημένη σε θέματα εικόνας, δώστε τη δέουσα προσοχή στα δωμάτια και τους χώρους που θα βλέπουν οι πελάτες και ο πελάτης.
Δεύτερον, εξετάστε τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της χρηματοδοτικής μίσθωσης, η οποία αποτελεί βραχυπρόθεσμα φθηνότερη επιλογή. Η χρηματοδοτική μίσθωση εξοπλισμού επιτρέπει στην ομάδα σας να προσαρμόζεται ταχύτερα στη νέα τεχνολογία, εκπίπτει από τη φορολογία και αφαιρεί το βάρος της συντήρησης. Από την αρνητική πλευρά, η χρηματοδοτική μίσθωση γίνεται πιο δαπανηρή με την πάροδο του χρόνου, δεν δωρίζει ίδια κεφάλαια στο επιχειρηματικό σας εγχείρημα και προσφέρει περιορισμένη διαθεσιμότητα προϊόντων.
Τέλος, ήρθε η ώρα να εξετάσετε τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της αγοράς εξοπλισμού γραφείου. Στα πλεονεκτήματα περιλαμβάνονται η δυνατότητα πώλησης ή τροποποίησης του εξοπλισμού ανάλογα με τις ανάγκες, τα φορολογικά κίνητρα βάσει του τμήματος 179 του φορολογικού κώδικα της IRS και η μη ανάγκη να ασχοληθείτε με ενοχλητικά συμβόλαια ή συμφωνίες. Από την άλλη πλευρά, το αρχικό κόστος για την αγορά εξοπλισμού είναι εκθετικά υψηλότερο από τη χρηματοδοτική μίσθωση. Η αναβάθμιση του εξοπλισμού για να συμβαδίζει με τις τεχνολογικές εξελίξεις δεν είναι επίσης τόσο εύκολη ή οικονομικά αποδοτική όσο η χρηματοδοτική μίσθωση. Η συντήρηση μπορεί επίσης να είναι δαπανηρή με την πάροδο του χρόνου.
Είτε σκέφτεστε να μισθώσετε εξοπλισμό γραφείου είτε έχετε τη δυνατότητα να αγοράσετε τον δικό σας εξοπλισμό άμεσα, θα διαπιστώσετε ότι κάθε επιλογή έχει σημαντικά διαφορετικά πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα.
Διασφάλιση της τεχνολογίας σας
Ανεξάρτητα από τη φύση της επιχείρησής σας, είναι πολύ πιθανό να απαιτεί σύγχρονη τεχνολογία. Πρόκειται για ένα πολύπλοκο ζήτημα που πολλοί επιχειρηματίες δεν έχουν το χρόνο να διαχειριστούν, οπότε αυτός είναι ένας ακόμη τομέας όπου η μίσθωση εξοπλισμού μπορεί να είναι πιο συνετή από την αγορά.
Τούτου λεχθέντος, υπάρχουν σίγουρα πλεονεκτήματα στην αγορά τεχνολογικού εξοπλισμού. Πρώτον, είναι ευκολότερη από τη μίσθωση- και πάλι, δεν υπάρχουν ενοχλητικά συμβόλαια και μπορείτε να τροποποιήσετε τον εξοπλισμό ή το λογισμικό αν έχετε τις δεξιότητες. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε το πρόγραμμα συντήρησης και ο εξοπλισμός εκπίπτει σύμφωνα με το τμήμα 179 του φορολογικού κώδικα της IRS. Από την άλλη πλευρά, η αρχική δαπάνη σε μετρητά για τον απαραίτητο εξοπλισμό μπορεί να είναι σημαντική, γεγονός που μπορεί να είναι προβληματικό εάν δεν διαθέτετε σημαντικό κεφάλαιο εκκίνησης. Θα κολλήσετε επίσης τελικά με ξεπερασμένο εξοπλισμό, ανεξάρτητα από το πόσο πρωτοποριακή είναι η τεχνολογία σας όταν τον αγοράζετε.
Η χρηματοδοτική μίσθωση, εν τω μεταξύ, παραμένει μια ελκυστική επιλογή για πολλούς επιχειρηματίες. Με τη χρηματοδοτική μίσθωση, μεταβιβάζετε το βάρος της απαξίωσης στην εταιρεία χρηματοδοτικής μίσθωσης εξοπλισμού. Είναι επίσης πολύ πιο αποδοτικό από άποψη κόστους- δεν πληρώνετε τίποτα προκαταβολικά και θα έχετε προβλέψιμες μηνιαίες δαπάνες, γεγονός που θα σας βοηθήσει τόσο με τις ταμειακές ροές όσο και με τις προβλέψεις. Θα έχετε επίσης καλύτερες δυνατότητες να συμβαδίζετε με τους ανταγωνιστές σας χωρίς να εξαντλείτε τους οικονομικούς σας πόρους. Ωστόσο, υπάρχουν μερικά μειονεκτήματα της χρηματοδοτικής μίσθωσης. Πρώτον, θα καταλήξετε να πληρώνετε περισσότερα για τον εξοπλισμό σας μακροπρόθεσμα και, δεύτερον, είστε υποχρεωμένοι να συνεχίσετε να πληρώνετε ακόμη και αν σταματήσετε να χρησιμοποιείτε τον εξοπλισμό, κάτι που μπορεί να συμβεί αν αλλάξει η επιχείρησή σας.
Ανεξάρτητα από την απόφασή σας, είναι καλή ιδέα να προγραμματίζετε έναν σύμβουλο πληροφορικής να έρχεται κάθε μήνα περίπου για να διορθώνει δυσλειτουργίες και να πραγματοποιεί ενημερώσεις.
