1. No te metas donde no te llaman.
Harrison Owenes un escritor y consultor conocido sobre todo por teorizarTecnología de espacios abiertos(OST), un enfoque metódico del liderazgo impulsado por un propósito, que incluye una forma de organizar reuniones, conferencias, retiros, simposios y actos comunitarios. La mayor contribución de Owen podría ser su única ley para trabajar de forma inteligente:"La ley de los dos pies".
De acuerdo con la ley, si en algún momento de nuestro tiempo juntos te encuentras en una situación en la que no estás aprendiendo ni contribuyendo, usa tus dos pies y vete a otro sitio. Se trata de una ley de eficacia probada que puede ahorrarte cientos de horas de trabajo si no pasas el tiempo soñando despierto en una reunión.
2. Acortar las reuniones.
El bloque ideal recomendado por los expertos es de 15 minutos porque se puede programar fácilmente en una aplicación de calendario, pero las reuniones no deberían durar más de 20 minutos. ¿Por qué? Porqueciencianos dice que la mayoría de los participantes en reuniones o audiencias sólo pueden participar entre 10 y 18 minutos antes de empezar a desconectar. Esta es la razón por la que las mundialmente conocidas charlas TED se limitan a 18 minutos, incluso en el caso de los ponentes más brillantes e inspiradores.
3. Sea innovador con el espacio.
Naturalmente, la mayoría de la gente se inclina por una sala de conferencias como espacio de reunión razonable para un grupo, pero es estupendo cambiar de vez en cuando. Saca a tu grupo a tomar el aire o lleva a grupos pequeños a una cafetería. Si tienes reservada una reunión individual, puedes incluso tomar una de esas famosasAla Oestepaseos y charlaspara fomentar el compromiso y ayudar a inspirar la creatividad.
4. Establezca un orden del día.
El objetivo de la mayoría de las reuniones debe ser obtener aportaciones, pedir aprobación o transmitir información.Googleinsiste en que las reuniones sean significativas, por lo que cada reunión de toma de decisiones debe tener un responsable. Si establece un orden del día claro de antemano, podrá preparar a su equipo para un compromiso auténtico y responder a estas importantes preguntas:
- ¿Qué le gustaría conseguir en esta reunión?
- ¿Qué es lo que más te preocupa hoy y en qué quieres centrarte?
- ¿Qué retos amenazan tu concentración y cómo volverás a encarrilarte?
- ¿Qué esperan sus colegas de esta reunión?
5. Perder la tecnología.
La verdadera ventaja de las reuniones es el auténtico compromiso cara a cara que se produce cuando las mentes creativas se reúnen para dialogar y colaborar. Las opiniones pueden diferir sobre el uso de ordenadores portátiles para tomar notas, pero como mínimo las reuniones deben ser una zona prohibida parasmartphonesy otros dispositivos que hacen que la gente preste más atención a las notificaciones que a las personas.
6. Seguimiento.
Reunionesno significan nada si no producen información práctica y, lo que es más importante, resultados. Es especialmente fácil que los participantes aburridos o poco comprometidos olviden los pasos a seguir tras una larga discusión. Para cada reunión, debería:
- Termine las reuniones un poco antes para facilitar la transición a la jornada laboral.
- Registre los resultados y los puntos de acción, y señale qué personas son directamente responsables de llevar a cabo las tareas de seguimiento.
- En una nota de seguimiento, recapitule las decisiones clave y reflexione sobre los conocimientos adquiridos en la reunión, señalando los pasos que cada persona dará a continuación.
