E-mail is bedoeld als een minder onderbrekende vorm van communicatie dan een telefoongesprek of een persoonlijk gesprek. Maar als eigenaar van een klein bedrijf breng je waarschijnlijk een groot deel van de dag door met multitasken en ben je voortdurend onderweg, waardoor het controleren van e-mail gemakkelijk kostbare tijd kan opslokken.
In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, is het niet zo efficiënt om constant je inbox te controleren. Het leidt af en haalt je aandacht af van belangrijkere zaken, zoals een potentiële verkoop. Het belangrijkste is uit te vinden hoe je al die e-mails effectief kunt beheren, zodat je geen tijd verliest en geen belangrijke communicatie verliest. Begin met deze vijf stappen naar een schonere, meer gecontroleerde inbox:
1. Stel uw prioriteiten
Tijd is essentieel, dus kies je gevechten. Je moet een etalagefilmbedrijf runnen, waardoor je veel petten moet dragen met heel weinig ondersteuning. Om te voorkomen dat je hoofd gaat tollen, is het cruciaal dat je je dag plant en prioriteiten stelt. Entrepreneur.com stelt voor om te doen alsof je de helft van de tijd hebt die je in werkelijkheid hebt. Beslis elke ochtend voor het werk wat je als eerste gaat aanpakken. Als je nog geen verkoop hebt gesloten waar je al meer dan een week aan werkt, moet dit voorrang krijgen op je ongelezen e-mails.
2. Afspraken plannen om in te checken
Op dezelfde manier als je een belangrijke afspraak met een klant in je agenda zet, moet je tijd vrijmaken om je e-mail te controleren. Reserveer twee of drie keer per dag een uur in uw agenda. Als uw e-mail agenda het toelaat, zet dan uw status op "bezig" gedurende deze tijd. Het kan zijn dat je niet door je hele inbox heen komt in 60 minuten, maar het doel moet kwaliteit versus kwantiteit zijn.
3. Direct reageren
Over kwaliteit gesproken, je moet je volledige aandacht aan een e-mail besteden om het beste antwoord te kunnen geven. Ga één voor één door ongelezen berichten om ervoor te zorgen dat je gefocust bent. Bepaal bij het openen van elke e-mail of je hem kunt verwijderen, of je hem moet bewaren of dat er een antwoord op moet komen. Hoe dan ook, onderneem actie voordat je verder gaat met de volgende ongelezen e-mail.
Als je aandacht enkele uren ergens anders moet zijn, zoals op een werklocatie, kun je de afwezigheidsfunctie van je e-mailsysteem gebruiken. Dit zorgt voor een automatisch antwoord, zodat mensen weten dat je nu geen volledig antwoord kunt geven, maar dat je contact met ze opneemt (bij voorkeur op een vooraf gepland tijdstip; zie #2). Dezelfde regel geldt als je op vakantie bent. Stel een automatisch bericht in waarin staat dat je e-mails zult beantwoorden zodra je terug bent.
4. Mappen en vlaggen gebruiken
De meeste e-mailproviders bieden mappen, labels en een manier om uw berichten te markeren. Misschien geeft u e-mails die u moet opvolgen een ster of vlag. Zorg er naast het markeren ook voor dat elke e-mail een label heeft en/of in een relevante map terechtkomt. Dit houdt niet alleen je inbox opgeruimd, het helpt je ook om een e-mail snel terug te vinden als je er later naar moet terugverwijzen.
5. Verwijder de ruis
Lijkt het alsof de helft van je inbox bestaat uit rommel? Dat is ook zo. Volgens Baydin, een service provider voor e-mailbeheer, verwijdert een gemiddelde e-mailgebruiker 71 van de 147 berichten die hij dagelijks ontvangt - dat is 48%. U besteedt ongeveer 5 minuten per dag, of 24 uur per jaar, aan het naar de prullenbak verwijzen van e-mails. Je inbox opschonen is zo eenvoudig als klikken op "uitschrijven". Hierdoor ben je minder tijd kwijt aan het controleren - en uiteindelijk verwijderen - van reclame e-mails van bedrijven waar je geen fan meer van bent of geen interesse meer in hebt.
Met deze tips voor e-mailbeheer in het achterhoofd kunt u meer tijd en energie besteden aan de groei van uw bedrijf.
