Zoals vermeld in het eerste deel van onze reeks, is een fundamentele uitdaging voor startende ondernemers de beslissing of ze essentiële middelen zoals kantoorruimte, menselijke hulpbronnen en andere benodigdheden kopen of huren. De vorige keer hebben we goed gekeken naar waar je je winkel moet vestigen en of je personeel in dienst moet nemen of moet uitbesteden. Vandaag gaan we een niveau lager en kijken we naar nog twee essentiële categorieën: kantoorapparatuur en technologie.
Van nietmachines tot kopieerapparaten: Kantoorapparatuur
Of je nu net een bedrijf begint of probeert te laten groeien, het inrichten van een kantoor kan overweldigend zijn. Het regelen van een kantoorruimte kan vrij eenvoudig zijn, maar er zijn veel verschillende overwegingen als het gaat om het productief maken van je bedrijf.
Eerst is het belangrijk om te bepalen welke apparatuur je echt nodig hebt. Denk na over de dagelijkse taken die jij en je team nodig hebben om het werk gedaan te krijgen en houd daarbij je budget in gedachten. Heb je meerdere printers, kopieerapparaten en faxapparaten nodig of zijn kleine multifunctionele apparaten en cloudgebaseerde oplossingen de oplossing? Als je bedrijf bijzonder veel waarde hecht aan imago, houd dan rekening met de ruimtes die klanten en klanten te zien krijgen.
Overweeg ten tweede de voor- en nadelen van leasen, wat op korte termijn een goedkopere optie is. Apparatuur leasen stelt je team in staat om zich sneller aan te passen aan nieuwe technologie, is fiscaal aftrekbaar en neemt de last van het onderhoud weg. Een negatief punt is dat leasen na verloop van tijd duurder wordt, geen eigen vermogen inbrengt in je onderneming en een beperkte beschikbaarheid van producten biedt.
Tot slot is het tijd om de voor- en nadelen van het kopen van kantoorapparatuur te overwegen. Voordelen zijn onder andere de mogelijkheid om apparatuur te verkopen of aan te passen als dat nodig is, belastingvoordelen onder Sectie 179 van de belastingcode van de IRS en geen lastige contracten of overeenkomsten. Aan de andere kant zijn de initiële kosten voor het kopen van apparatuur exponentieel hoger dan voor het leasen. Het upgraden van apparatuur om bij te blijven met de technologische vooruitgang is ook niet zo eenvoudig of kosteneffectief als leasen. Onderhoud kan na verloop van tijd ook duur zijn.
Of je nu overweegt om kantoorapparatuur te leasen of de middelen hebt om je eigen apparatuur te kopen, je zult merken dat elke optie aanzienlijk verschillende voor- en nadelen heeft.
Uw technologie beveiligen
Ongeacht de aard van je ondernemende bedrijf, zal het meer dan waarschijnlijk up-to-date technologie nodig hebben. Dit is een complexe kwestie waar veel ondernemers geen tijd voor hebben, dus ook op dit gebied kan het verstandiger zijn om apparatuur te leasen dan om te kopen.
Dat gezegd hebbende, zijn er zeker voordelen aan het kopen van technische apparatuur. Ten eerste is het gemakkelijker dan leasen; ook hier geen vervelende contracten en u kunt de apparatuur of software aanpassen als u de vaardigheden hebt. Je bepaalt ook zelf het onderhoudsschema en de apparatuur is aftrekbaar onder Sectie 179 van de belastingwet. Aan de andere kant kan de initiële contante uitgave voor de benodigde apparatuur aanzienlijk zijn, wat problematisch kan zijn als je geen aanzienlijk startkapitaal hebt. Uiteindelijk zit je ook opgescheept met verouderde apparatuur, hoe geavanceerd je technologie ook is op het moment van aankoop.
Leasen blijft ondertussen een aantrekkelijke optie voor veel ondernemers. Met een lease geeft u de last van veroudering van apparatuur door aan de leasemaatschappij. Het is ook veel kostenefficiënter; je betaalt niets vooruit en je hebt voorspelbare maandelijkse uitgaven, wat je helpt met zowel de cashflow als prognoses. Je bent ook beter in staat om je concurrenten bij te houden zonder je financiële middelen uit te putten. Leasen heeft echter ook een paar nadelen. Ten eerste betaal je op de lange termijn meer voor je apparatuur en ten tweede ben je verplicht om te blijven betalen, zelfs als je de apparatuur niet meer gebruikt, wat kan gebeuren als je bedrijf verandert.
Ongeacht je beslissing is het een goed idee om elke maand of zo een IT-consultant in te plannen om fouten te repareren en updates uit te voeren.
