Voor veel organisaties zijn vergaderingen gewoon een verspilling van tijd, creatieve energie en moeite. Zelfs de gemiddelde werknemer bijwoont meer dan 60 vergaderingen per maand en besteedt meer dan 30 uur aan vergaderingen die ze als onproductief beschouwen.Gelukkig beginnen veel bedrijven dit feit te erkennen en zijn ze actief bezig het saaie oude vergadermodel te doorbreken door vergaderingen goed te plannen en uit te voeren. Overweeg deze tips om je volgende vergadering te plannen en uit te voeren.
1. Ga niet naar plaatsen waar je niet thuishoort.
Harrison Owen is een schrijver en consultant die vooral bekend staat om zijn theorie over Open Space Technology (OST), een methodische benadering van doelgericht leiderschap, inclusief een manier om vergaderingen, conferenties, retraites, symposia en gemeenschapsevenementen te organiseren. Owens grootste bijdrage is misschien wel zijn enige wet voor slim werken: "De Wet van Twee Voeten". Volgens deze wet moet je, als je je op een bepaald moment tijdens onze samenwerking in een situatie bevindt waarin je niets leert of bijdraagt, je twee voeten gebruiken en ergens anders heen gaan. Dit is een beproefde wet die je honderden werkuren kan besparen door niet te dagdromen in een vergadering.
2. Maak vergaderingen korter.
Het ideale blok dat door experts wordt aanbevolen is 15 minuten omdat het gemakkelijk kan worden ingepland in een agenda-app, maar vergaderingen zouden niet langer dan 20 minuten moeten duren. Waarom? Omdat de wetenschap ons vertelt dat de meeste deelnemers aan vergaderingen of het publiek slechts 10 tot 18 minuten betrokken kunnen zijn voordat ze afhaken. Dit is de reden waarom de wereldberoemde TED Talks beperkt blijven tot 18 minuten, zelfs voor de meest briljante en inspirerende sprekers.
3. Wees innovatief met ruimte.
Natuurlijk neigen de meeste mensen naar een vergaderzaal als zinvolle ontmoetingsplek voor een groep, maar het is geweldig om af en toe wat anders te doen. Neem je groep mee naar buiten voor wat frisse lucht, of neem kleine groepjes mee naar een koffiebar. Als je een één-op-één vergadering hebt geboekt, kun je zelfs een van die beroemde WestWing walk-and-talks houden om de betrokkenheid te vergroten en creativiteit te inspireren.
4. Stel een agenda op.
Het doel van de meeste vergaderingen zou moeten zijn om input te krijgen, om goedkeuring te vragen of om informatie door te geven. Google vindt het belangrijk dat vergaderingen zinvol zijn, dus elke besluitvormingsvergadering moet een besluitvormer hebben. Door vooraf een duidelijke agenda op te stellen, kun je je team niet alleen voorbereiden op authentieke betrokkenheid, maar ook antwoord geven op deze belangrijke vragen:
Wat is het enige dat je tijdens deze bijeenkomst zou willen bereiken?
Waar maak je je vandaag de meeste zorgen over en waar wil je je op concentreren?
Welke uitdagingen bedreigen je focus en hoe kom je weer op het juiste spoor?
Wat willen je collega's uit deze vergadering halen?
5. Verlies de technologie.
Het echte voordeel van vergaderingen is de authentieke, persoonlijke betrokkenheid die ontstaat wanneer creatieve geesten samenkomen voor dialoog en samenwerking. De meningen kunnen verschillen over het gebruik van laptops voor het maken van aantekeningen, maar vergaderingen zouden op zijn minst een vliegverbod moeten zijn voor smartphones en andere apparaten die ervoor zorgen dat mensen meer aandacht besteden aan meldingen dan aan mensen.
6. Follow-up.
Vergaderingen betekenen niets als ze geen bruikbare informatie en, nog belangrijker, resultaten opleveren. Het is bijzonder gemakkelijk voor ontgoochelde of verveelde deelnemers om hun volgende stappen te vergeten na een lange discussie. Voor elke vergadering moet je:
Beëindig vergaderingen iets eerder zodat de overgang naar de werkdag soepeler verloopt.
Leg uitkomsten en actiepunten vast en noteer welke personen direct verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van vervolgtaken.
Herhaal in een vervolgnotitie de belangrijkste beslissingen en denk na over de inzichten die de vergadering heeft opgeleverd, en noteer de stappen die elke persoon daarna zal nemen.
Goede vergaderingen kunnen een weerspiegeling zijn van goed leiderschap. Ze mogen nooit een pijnlijke verplichting zijn of een last om te dragen, maar eerder een geweldige kans om samen te werken en het beste uit je tijd te halen.
