Tal como referido na primeira parte da nossa série, um desafio fundamental que os empresários enfrentam quando estão a começar é decidir se compram ou alugam recursos essenciais, como espaço de escritório, uma força de trabalho humana e outras necessidades. Da última vez, analisámos com atenção onde instalar a loja e se os recursos humanos devem ser contratados ou subcontratados. Hoje, vamos descer mais um nível e analisar mais duas categorias essenciais: equipamento de escritório e tecnologia.
De agrafadores a fotocopiadoras: Equipamento de escritório
Quer esteja a começar uma empresa ou a tentar fazê-la crescer, mobilar e equipar um escritório pode ser complicado. Garantir um espaço de escritório pode ser bastante simples, mas existem muitas considerações diferentes quando se trata de tornar a sua empresa produtiva.
Em primeiro lugar, é importante identificar o equipamento de que realmente necessita. Considere as tarefas diárias de que você e a sua equipa necessitam para realizar o trabalho, tendo em conta o seu orçamento. Precisa de várias impressoras, fotocopiadoras e aparelhos de fax, ou será que o equipamento multifuncional de pequena dimensão e as soluções alternativas baseadas na nuvem resolvem o problema? Se a sua empresa é particularmente preocupada com a imagem, tenha em devida consideração as salas e os espaços que os clientes irão ver.
Em segundo lugar, considere as vantagens e desvantagens do leasing, que é uma opção mais económica a curto prazo. O aluguer de equipamento permite que a sua equipa se adapte mais rapidamente às novas tecnologias, é dedutível nos impostos e elimina o ónus da manutenção. Do lado negativo, o leasing torna-se mais dispendioso ao longo do tempo, não doa capital ao seu empreendimento e oferece uma disponibilidade limitada de produtos.
Finalmente, é altura de considerar as vantagens e desvantagens da compra de equipamento de escritório. As vantagens incluem a possibilidade de vender ou modificar o equipamento conforme necessário, incentivos fiscais ao abrigo da Secção 179 do código fiscal do IRS e a não necessidade de lidar com contratos ou acordos incómodos. Por outro lado, os custos iniciais da compra de equipamento são exponencialmente superiores aos do leasing. A atualização do equipamento para acompanhar os avanços tecnológicos também não é tão fácil ou rentável como o leasing. A manutenção também pode ser dispendiosa ao longo do tempo.
Quer esteja a considerar a locação de equipamento de escritório ou tenha os meios para comprar o seu próprio equipamento, verá que cada opção tem vantagens e desvantagens consideravelmente diferentes.
Proteger a sua tecnologia
Independentemente da natureza da sua empresa, é muito provável que esta necessite de tecnologia actualizada. Trata-se de uma questão complexa que muitos empresários não têm tempo para gerir, pelo que esta é outra área em que o aluguer de equipamento pode ser mais prudente do que a compra.
Dito isto, há certamente vantagens em comprar equipamento técnico. Em primeiro lugar, é mais fácil do que o leasing; mais uma vez, não há contratos incómodos e pode modificar o equipamento ou o software se tiver as competências necessárias. Também é possível determinar o calendário de manutenção e o equipamento é dedutível ao abrigo da Secção 179 do código fiscal do IRS. Por outro lado, o desembolso inicial em dinheiro para o equipamento necessário pode ser significativo, o que pode ser problemático se não tiver um capital de arranque significativo. Além disso, acabará por ficar preso a um equipamento desatualizado, independentemente da tecnologia de ponta que tiver quando o adquirir.
O leasing, entretanto, continua a ser uma opção atractiva para muitos empresários. Com o leasing, transfere-se o ónus da obsolescência para a empresa de leasing de equipamento. É também muito mais eficiente em termos de custos; não paga nada adiantado e terá despesas mensais previsíveis, o que o ajudará com o fluxo de caixa e a previsão. Também estará mais apto a acompanhar os seus concorrentes sem esgotar os seus recursos financeiros. No entanto, o leasing tem algumas desvantagens. Em primeiro lugar, acabará por pagar mais pelo seu equipamento a longo prazo e, em segundo lugar, é obrigado a continuar a pagar mesmo que deixe de utilizar o equipamento, o que pode acontecer se a sua atividade mudar.
Independentemente da sua decisão, é uma boa ideia agendar a visita de um consultor de TI todos os meses para corrigir falhas e efetuar actualizações.
