الشراء أو الإيجار: الجزء الثاني

كما أشرنا في الجزء الأول من سلسلتنا، فإن التحدي الأساسي الذي يواجه رواد الأعمال عند بدء العمل هو اتخاذ قرار بشأن شراء أو استئجار الموارد الأساسية مثل المساحات المكتبية والقوى العاملة البشرية وغيرها من الضروريات. في المرة السابقة ألقينا نظرة فاحصة على مكان تأسيس الشركة، وما إذا كان يجب توظيف الموارد البشرية أو التعاقد معها. اليوم، دعنا نتعمق في مستوى آخر ونلقي نظرة على فئتين أساسيتين أخريين: المعدات المكتبية والتكنولوجيا.

من الدباسات إلى آلات النسخ معدات مكتبية

سواء كنت قد بدأت للتو نشاطاً تجارياً أو تحاول تنمية نشاطك التجاري، فإن تأثيث وتجهيز مكتب قد يكون أمراً مربكاً. يمكن أن يكون تأمين مساحة مكتبية أمراً سهلاً إلى حد ما، ولكن هناك العديد من الاعتبارات المختلفة عندما يتعلق الأمر بجعل عملك منتجاً.

أولاً، من المهم تحديد المعدات التي تحتاجها فعلاً. ضع في اعتبارك المهام اليومية التي تحتاجها أنت وفريقك لإنجاز العمل، مع مراعاة ميزانيتك. هل تحتاج إلى العديد من الطابعات وآلات النسخ وأجهزة الفاكس، أم أن المعدات الصغيرة متعددة الوظائف والحلول السحابية ستحل المشكلة؟ إذا كانت مؤسستك مهتمة بالصورة بشكل خاص، فضع في اعتبارك الغرف والمساحات التي سيراها العملاء والعملاء.

ثانياً، ضع في اعتبارك مزايا وعيوب التأجير، وهو خيار أرخص على المدى القصير. يسمح تأجير المعدات لفريقك بالتكيف مع التكنولوجيا الجديدة بشكل أسرع، وهو معفى من الضرائب، ويزيل عبء الصيانة. على الجانب السلبي، يصبح التأجير أكثر تكلفة بمرور الوقت، ولا يمنح أي أسهم لمشروعك الريادي، ويوفر توفرًا محدودًا للمنتجات.

وأخيراً، حان الوقت للنظر في مزايا وعيوب شراء المعدات المكتبية. تشمل المزايا القدرة على بيع المعدات أو تعديلها حسب الحاجة، والحوافز الضريبية بموجب المادة 179 من قانون الضرائب الخاص بمصلحة الضرائب الأمريكية، وعدم الحاجة إلى التعامل مع العقود أو الاتفاقيات المزعجة. على الجانب الآخر، فإن التكاليف الأولية لشراء المعدات أعلى بكثير من التأجير. كما أن ترقية المعدات لمواكبة التقدم التكنولوجي ليس سهلاً أو فعالاً من حيث التكلفة مثل التأجير. كما يمكن أن تكون الصيانة مكلفة مع مرور الوقت.

سواء أكنت تفكر في استئجار معدات مكتبية أو لديك المال الكافي لشراء معداتك الخاصة مباشرة، ستجد أن كل خيار يأتي بمزايا وعيوب مختلفة إلى حد كبير.

تأمين تقنيتك

بغض النظر عن طبيعة مشروعك الريادي، فمن المرجح أنه سيتطلب على الأرجح تكنولوجيا حديثة. وهذه مسألة معقدة لا يملك العديد من رواد الأعمال الوقت الكافي لإدارتها، لذا فإن هذا مجال آخر قد يكون فيه تأجير المعدات أكثر حكمة من الشراء.

ومع ذلك، هناك بالتأكيد مزايا لشراء المعدات التقنية. أولاً، إنها أسهل من التأجير؛ مرة أخرى، لا توجد عقود مزعجة ويمكنك تعديل المعدات أو البرامج إذا كانت لديك المهارات اللازمة. يمكنك أيضاً تحديد جدول الصيانة، كما أن المعدات قابلة للخصم بموجب المادة 179 من قانون الضرائب الخاص بمصلحة الضرائب الأمريكية. من ناحية أخرى، يمكن أن تكون النفقات النقدية الأولية للمعدات اللازمة كبيرة، وهو ما قد يمثل مشكلة إذا لم يكن لديك رأس مال كبير لبدء التشغيل. كما أنك ستعلق في نهاية المطاف بمعدات قديمة بغض النظر عن مدى حداثة التكنولوجيا التي تستخدمها عند شرائها.

وفي الوقت نفسه، يظل التأجير خياراً جذاباً للعديد من رواد الأعمال. فمع عقد الإيجار، يمكنك نقل عبء التقادم إلى شركة تأجير المعدات. كما أنه أكثر فعالية من حيث التكلفة؛ فأنت لا تدفع شيئاً مقدماً، وسيكون لديك نفقات شهرية يمكن التنبؤ بها، مما سيساعدك في كل من التدفق النقدي والتنبؤ. كما أنك ستتمكن بشكل أفضل من مواكبة منافسيك دون استنزاف مواردك المالية. ومع ذلك، هناك بعض الجوانب السلبية للتأجير. أولاً، سينتهي بك الأمر إلى دفع المزيد من المال مقابل معداتك على المدى الطويل، وثانياً، ستكون ملزماً بمواصلة الدفع حتى لو توقفت عن استخدام المعدات، وهو ما يمكن أن يحدث إذا تغيرت أعمالك.

بغض النظر عن قرارك، من الجيد أن تحدد موعداً مع استشاري تكنولوجيا المعلومات ليأتي كل شهر أو نحو ذلك لإصلاح مواطن الخلل وإجراء التحديثات.