E-Mail soll eine weniger störende Form der Kommunikation sein als ein Telefonanruf oder ein persönliches Treffen. Aber als Inhaber eines Kleinunternehmens verbringen Sie wahrscheinlich einen Großteil des Tages mit Multitasking und sind ständig unterwegs, so dass das Abrufen von E-Mails leicht wertvolle Zeit kosten kann.
Entgegen der landläufigen Meinung ist die ständige Überprüfung des Posteingangs nicht die effizienteste Methode. Es lenkt Sie ab und lenkt Sie von wichtigeren Dingen ab, z. B. von einem möglichen Verkauf. Der Schlüssel liegt darin, herauszufinden, wie Sie all diese E-Mails effektiv verwalten können, um keine Zeit oder wichtige Mitteilungen zu verlieren. Beginnen Sie mit diesen fünf Schritten auf dem Weg zu einem aufgeräumten, besser kontrollierten Posteingang:
1. Setzen Sie Ihre Prioritäten
Die Zeit drängt, also suchen Sie sich Ihre Schlachten aus. Sie haben ein Fenstergeschäft zu leiten, bei dem Sie mit wenig Unterstützung viele Hüte tragen müssen. Damit Ihnen nicht der Kopf schwirrt, müssen Sie Ihren Tag planen und Prioritäten setzen. Entrepreneur.com schlägt vor, so zu tun, als hätten Sie nur die Hälfte der Zeit, die Sie tatsächlich haben. Entscheiden Sie jeden Morgen vor der Arbeit, was Sie als Erstes in Angriff nehmen wollen. Wenn Sie einen Verkauf, der seit über einer Woche in Arbeit ist, noch nicht abgeschlossen haben, sollte dies Vorrang vor Ihren ungelesenen E-Mails haben.
2. Termine zum Einchecken vereinbaren
Genauso, wie Sie einen wichtigen Kundentermin in Ihrem Kalender eintragen, sollten Sie sich auch Zeit nehmen, um Ihre E-Mails zu prüfen. Planen Sie zwei- oder dreimal am Tag eine Stunde in Ihrem Kalender ein. Wenn Ihr E-Mail-Kalenderdienst es zulässt, setzen Sie Ihren Status während dieser Zeit auf "beschäftigt". Vielleicht schaffen Sie es nicht, Ihren gesamten Posteingang in 60 Minuten zu bearbeiten, aber das Ziel sollte Qualität statt Quantität sein.
3. Sofortiges Reagieren
Apropos Qualität: Sie müssen einer E-Mail Ihre ganze Aufmerksamkeit widmen, um die beste Antwort zu verfassen. Um sicherzustellen, dass Sie sich konzentrieren, gehen Sie die ungelesenen Nachrichten eine nach der anderen durch. Wenn Sie eine E-Mail öffnen, entscheiden Sie, ob Sie sie löschen können, ob Sie sie speichern sollten oder ob sie eine Antwort erfordert. Ergreifen Sie auf jeden Fall Maßnahmen, bevor Sie sich der nächsten ungelesenen E-Mail zuwenden.
Wenn Ihre Aufmerksamkeit für mehrere Stunden anderweitig benötigt wird, z. B. bei einer Baustelle, können Sie die Abwesenheitsnachricht Ihres E-Mail-Systems nutzen. Dadurch wird eine automatische Antwort erzeugt, die den Empfänger wissen lässt, dass Sie ihm im Moment keine vollständige Antwort geben können, sich aber wieder melden werden (vorzugsweise zu der von Ihnen festgelegten Zeit, siehe Nr. 2). Die gleiche Regel gilt, wenn Sie im Urlaub sind. Stellen Sie eine automatische Nachricht ein, die besagt, dass Sie auf E-Mails antworten werden, sobald Sie zurück sind.
4. Ordner und Flaggen verwenden
Die meisten E-Mail-Anbieter bieten Ordner, Etiketten und eine Möglichkeit zur Kennzeichnung Ihrer Nachrichten an. Vielleicht markieren Sie E-Mails, die Sie weiterverfolgen müssen, mit einem Stern oder einer Markierung. Stellen Sie sicher, dass jede einzelne E-Mail mit einem Etikett versehen ist und/oder in einem entsprechenden Ordner abgelegt wird. Das sorgt nicht nur für Ordnung in Ihrem Posteingang, sondern hilft Ihnen auch, eine E-Mail schnell wiederzufinden, wenn Sie sie zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal lesen müssen.
5. Entfernen Sie den Lärm
Sieht es so aus, als ob die Hälfte Ihres Posteingangs nur aus Müll besteht? Das ist es nämlich auch. Nach Angaben von Baydin, einem Anbieter von E-Mail-Verwaltungsdiensten, löscht ein durchschnittlicher E-Mail-Benutzer 71 der 147 Nachrichten, die er täglich erhält - das sind 48 %. Jeden Tag verbringen Sie etwa 5 Minuten, oder 24 Stunden im Laufe eines Jahres, damit, E-Mails in den Papierkorb zu befördern. Um Ihren Posteingang zu entrümpeln, brauchen Sie nur auf "Abmelden" zu klicken. Auf diese Weise verbringen Sie weniger Zeit damit, Werbe-E-Mails von Unternehmen, die Sie nicht mehr bevorzugen oder an denen Sie kein Interesse haben, zu prüfen - und schließlich zu löschen.
Wenn Sie diese Tipps zur E-Mail-Verwaltung beherzigen, können Sie mehr Zeit und Energie auf das Wachstum Ihres Unternehmens verwenden.
