Für viele Unternehmen sind Besprechungen einfach eine Verschwendung von Zeit, kreativer Energie und Mühe. Sogar die durchschnittliche Arbeitsbiene nimmt jeden Monat an mehr als 60 Besprechungen teil und verbringt mehr als 30 Stunden in Meetings, die sie als unproduktiv empfindet... Glücklicherweise beginnen viele Unternehmen, diese Tatsache zu erkennen und brechen aktiv mit dem langweiligen alten Meeting-Modell, indem sie Meetings gut planen und durchführen. Beachten Sie diese Tipps für die Planung und Durchführung Ihrer nächsten Besprechung.
1. Gehen Sie nicht dorthin, wo Sie nicht hingehören.
Harrison Owen ist ein Autor und Berater, der vor allem für seine Theorie der Open Space Technology (OST) bekannt ist, einem methodischen Ansatz für zielgerichtete Führung, der auch die Organisation von Tagungen, Konferenzen, Retreats, Symposien und Gemeinschaftsveranstaltungen umfasst. Owens größter Beitrag ist vielleicht sein einziges Gesetz für intelligentes Arbeiten: "Das Gesetz der zwei Füße". Wenn Sie sich während unserer gemeinsamen Zeit in einer Situation befinden, in der Sie weder etwas lernen noch etwas beitragen können, dann nutzen Sie Ihre beiden Füße und gehen Sie woanders hin. Dies ist ein bewährtes Gesetz, das Ihnen Hunderte von Arbeitsstunden ersparen kann, wenn Sie Ihre Zeit nicht mit Tagträumen in einer Besprechung verbringen.
2. Verkürzen Sie die Sitzungen.
Die von Experten empfohlene ideale Zeitspanne beträgt 15 Minuten, da sie in einer Kalender-App leicht geplant werden kann, aber Meetings sollten nicht länger als 20 Minuten dauern. Warum? Weil die Wissenschaft uns sagt, dass die meisten Meeting-Teilnehmer oder Zuhörer nur 10 bis 18 Minuten beschäftigt werden können, bevor sie abschalten. Das ist der Grund, warum die weltberühmten TED-Talks auf 18 Minuten begrenzt sind, selbst für die brillantesten und inspirierendsten Redner.
3. Seien Sie innovativ mit dem Raum.
Natürlich tendieren die meisten Menschen zu einem Konferenzraum als sinnvollem Treffpunkt für eine Gruppe, aber es ist gut, hin und wieder etwas Abwechslung zu schaffen. Gehen Sie mit Ihrer Gruppe nach draußen an die frische Luft oder gehen Sie mit kleinen Gruppen in ein Café. Wenn Sie eine Besprechung unter vier Augen gebucht haben, können Sie sogar einen dieser berühmten "WestWing" -Spaziergänge machen, um das Engagement zu steigern und die Kreativität zu fördern.
4. Legen Sie eine Tagesordnung fest.
Der Zweck der meisten Besprechungen sollte darin bestehen, Anregungen zu erhalten, um Zustimmung zu bitten oder Informationen weiterzugeben. Google legt großen Wert darauf, dass Meetings sinnvoll sind, daher muss es in jedem Entscheidungsmeeting einen Entscheidungsträger geben. Wenn Sie im Voraus eine klare Tagesordnung festlegen, können Sie Ihr Team auf ein authentisches Engagement vorbereiten und gleichzeitig diese wichtigen Fragen beantworten:
Was möchten Sie bei diesem Treffen erreichen?
Worüber machen Sie sich heute am meisten Sorgen und worauf wollen Sie sich konzentrieren?
Welche Herausforderungen bedrohen Ihren Fokus, und wie werden Sie wieder auf Kurs kommen?
Was erhoffen sich Ihre Kollegen von diesem Treffen?
5. Weg mit der Technologie.
Der eigentliche Vorteil von Meetings ist das authentische, persönliche Engagement, das entsteht, wenn kreative Köpfe zum Dialog und zur Zusammenarbeit zusammenkommen. Über die Verwendung von Laptops für Notizen kann man geteilter Meinung sein, aber zumindest sollten in Meetings Smartphones und andere Geräte, bei denen man mehr auf Benachrichtigungen als auf Menschen achtet, tabu sein.
6. Nachbereitung.
Besprechungen sind bedeutungslos, wenn sie keine verwertbaren Erkenntnisse und - was noch wichtiger ist - keine Ergebnisse liefern. Vor allem unmotivierte oder gelangweilte Teilnehmer vergessen nach einer langen Diskussion leicht die nächsten Schritte. Das sollten Sie bei jeder Besprechung tun:
Beenden Sie Sitzungen etwas früher, um einen reibungsloseren Übergang in den Arbeitstag zu ermöglichen.
Halten Sie die Ergebnisse und Maßnahmen fest und vermerken Sie, welche Personen direkt für die Erledigung der Folgeaufgaben verantwortlich sind.
Rekapitulieren Sie in einer Nachbetrachtungsnotiz die wichtigsten Entscheidungen und reflektieren Sie die Erkenntnisse aus der Sitzung, wobei Sie die nächsten Schritte für jeden Einzelnen festhalten.
Gute Meetings können Ausdruck einer guten Führung sein. Sie sollten nie eine lästige Pflicht oder Last sein, sondern eine großartige Gelegenheit zur Zusammenarbeit und zur optimalen Nutzung der Zeit.
