Se supone que el correo electrónico es una forma de comunicación que interrumpe menos que una llamada telefónica o una reunión cara a cara. Pero, como propietario de una pequeña empresa, probablemente pases gran parte del día realizando varias tareas a la vez y en constante movimiento, por lo que consultar el correo electrónico puede restarte un tiempo precioso.
Contrariamente a la creencia popular, revisar constantemente la bandeja de entrada no es la práctica más eficaz. Se convierte en una distracción y desvía la atención de asuntos más importantes, como una posible venta. La clave está en averiguar cómo gestionar eficazmente todos esos correos electrónicos para no perder tiempo ni ninguna comunicación importante. Empiece por seguir estos cinco pasos para tener una bandeja de entrada más limpia y controlada:
1. Establezca sus prioridades
El tiempo es oro, así que elija sus batallas. Tienes un negocio de láminas para cristales que dirigir, lo que te obliga a llevar muchos sombreros con muy poco apoyo. Para que la cabeza no te dé vueltas, es fundamental que planifiques y priorices tu día a día. Entrepreneur.com sugiere fingir que tienes la mitad del tiempo del que realmente dispones. Cada mañana, antes de ir a trabajar, decide qué es lo primero que vas a hacer. Si aún no has cerrado una venta que llevas preparando más de una semana, esto debería tener prioridad sobre los correos electrónicos sin leer.
2. Programar citas para registrarse
Del mismo modo que fijas en tu calendario una reunión importante con un cliente, debes reservar un tiempo para consultar el correo electrónico. Reserva una hora en tu calendario dos o tres veces al día. Si tu servicio de correo electrónico te lo permite, cambia tu estado a "ocupado" durante ese tiempo. Puede que no consigas revisar toda tu bandeja de entrada en 60 minutos, pero el objetivo debe ser la calidad frente a la cantidad.
3. Responder inmediatamente
Hablando de calidad, tendrás que dedicar toda tu atención a un correo electrónico para elaborar la mejor respuesta. Para asegurarte de que estás concentrado, revisa los mensajes no leídos de uno en uno. Cuando abras cada correo, determina si puedes eliminarlo, si debes guardarlo o si requiere una respuesta. En cualquier caso, actúa antes de pasar al siguiente mensaje sin leer.
Si tienes que estar en otro sitio durante varias horas, por ejemplo en un trabajo, puedes utilizar el mensaje de ausencia de tu sistema de correo electrónico. Esto creará una respuesta automática, haciendo saber a la gente que no puedes ofrecer una respuesta completa en este momento, pero que te pondrás en contacto con ellos (preferiblemente a la hora programada; ver #2). La misma regla se aplica si estás de vacaciones. Establece un mensaje automático que indique que responderás a los correos electrónicos en cuanto regreses.
4. Utilizar carpetas y banderas
La mayoría de los proveedores de correo electrónico ofrecen carpetas, etiquetas y alguna forma de marcar los mensajes. Tal vez marques con una estrella o una bandera los mensajes de los que tengas que hacer un seguimiento. Además de marcarlos, asegúrate de que cada mensaje tiene una etiqueta y/o va a una carpeta relevante. Esto no sólo mantendrá ordenada tu bandeja de entrada, sino que te ayudará a encontrar rápidamente un mensaje si tienes que volver a él más tarde.
5. Eliminar el ruido
¿Le parece que la mitad de su bandeja de entrada es basura? Pues sí. Según Baydin, un proveedor de servicios de gestión de correo electrónico, un usuario medio de correo electrónico borra 71 de los 147 mensajes que recibe al día, es decir, el 48%. Gastas unos 5 minutos al día, o 24 horas al año, en enviar correos a la papelera. Despejar tu bandeja de entrada es tan sencillo como hacer clic en "cancelar suscripción". Esto te ayudará a reducir el tiempo que pasas comprobando -y, en última instancia, borrando- correos electrónicos promocionales de empresas que ya no te patrocinan ni te interesan.
Con estos consejos de gestión del correo electrónico en mente, podrá dedicar más tiempo y energía al crecimiento de su empresa.
