Como señalamos en la primera parte de nuestra serie, un reto fundamental al que se enfrentan los emprendedores cuando están empezando es decidir si compran o alquilan recursos esenciales como espacio de oficina, mano de obra y otras necesidades. La última vez analizamos detenidamente dónde establecer la empresa y si contratar recursos humanos o no. Hoy vamos a profundizar un poco más y analizar otras dos categorías esenciales: el equipamiento de oficina y la tecnología.
De grapadoras a fotocopiadoras: Equipos de oficina
Tanto si acaba de abrir una empresa como si está intentando ampliarla, amueblar y equipar una oficina puede resultar abrumador. Conseguir un espacio de oficina puede ser bastante sencillo, pero hay que tener en cuenta muchas cosas para que tu empresa sea productiva.
En primer lugar, es importante determinar qué equipos necesita realmente. Piense en las tareas cotidianas que usted y su equipo necesitan para realizar su trabajo, teniendo en cuenta su presupuesto. ¿Necesita varias impresoras, fotocopiadoras y faxes, o le basta con equipos multifunción de bajo coste y soluciones basadas en la nube? Si a su empresa le preocupa especialmente la imagen, preste la debida atención a las salas y espacios que verán los clientes.
En segundo lugar, considere las ventajas e inconvenientes del leasing, que es una opción más barata a corto plazo. El arrendamiento de equipos permite a su equipo adaptarse más rápidamente a las nuevas tecnologías, es deducible de impuestos y elimina la carga del mantenimiento. En el lado negativo, el leasing se encarece con el tiempo, no aporta capital a su proyecto empresarial y ofrece una disponibilidad limitada de productos.
Por último, es hora de considerar las ventajas y desventajas de comprar equipos de oficina. Las ventajas incluyen la posibilidad de vender o modificar los equipos según sea necesario, incentivos fiscales en virtud de la Sección 179 del código tributario del IRS, y no hay necesidad de lidiar con contratos o acuerdos molestos. Por otro lado, los costes iniciales de la compra de equipos son exponencialmente superiores a los del arrendamiento. Actualizar los equipos para mantenerlos al día con los avances tecnológicos tampoco es tan fácil o rentable como el leasing. El mantenimiento también puede ser costoso con el tiempo.
Tanto si está pensando en alquilar equipos de oficina como si tiene los medios para comprarlos directamente, descubrirá que cada opción tiene sus pros y sus contras.
Proteja su tecnología
Independientemente de la naturaleza de su empresa, lo más probable es que necesite tecnología actualizada. Se trata de una cuestión compleja que muchos empresarios no tienen tiempo de gestionar, por lo que este es otro ámbito en el que el arrendamiento de equipos puede ser más prudente que la compra.
Dicho esto, comprar equipos tecnológicos tiene sus ventajas. En primer lugar, es más fácil que el arrendamiento; de nuevo, no hay contratos molestos y puedes modificar el equipo o el software si tienes los conocimientos necesarios. También puedes determinar el programa de mantenimiento, y el equipo es deducible en virtud de la Sección 179 del código tributario del IRS. Por otra parte, el desembolso inicial en efectivo para el equipo necesario puede ser significativo, lo que puede ser problemático si no tienes un capital inicial significativo. Además, con el tiempo se quedará con un equipo obsoleto, por muy puntera que sea la tecnología en el momento de la compra.
El leasing, por su parte, sigue siendo una opción atractiva para muchos empresarios. Con un leasing, usted pasa la carga de la obsolescencia a la empresa de leasing de equipos. También es mucho más rentable: no pagas nada por adelantado y tendrás gastos mensuales predecibles, lo que te ayudará tanto con el flujo de caja como con las previsiones. Además, podrá seguir el ritmo de sus competidores sin agotar sus recursos financieros. Sin embargo, el leasing tiene algunos inconvenientes. En primer lugar, acabará pagando más por sus equipos a largo plazo y, en segundo lugar, está obligado a seguir pagando aunque deje de utilizarlos, lo que puede ocurrir si su negocio cambia.
Sea cual sea tu decisión, es una buena idea programar la visita de un consultor informático cada mes, más o menos, para solucionar fallos y realizar actualizaciones.
