Le courrier électronique est censé être une forme de communication moins interruptive qu'un appel téléphonique ou qu'une réunion en face à face. Mais en tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous passez probablement une grande partie de la journée à effectuer plusieurs tâches à la fois et à être constamment en mouvement, de sorte que la consultation du courrier électronique peut facilement vous faire perdre un temps précieux.
Contrairement à ce que l'on croit souvent, consulter constamment sa boîte de réception n'est pas la pratique la plus efficace. C'est une source de distraction qui vous empêche de vous concentrer sur des éléments plus importants, comme une vente potentielle. La clé est de savoir comment gérer efficacement tous ces courriels pour ne pas perdre de temps, ni de communications importantes. Commencez par suivre ces cinq étapes pour une boîte de réception plus propre et mieux contrôlée :
1. Définissez vos priorités
Le temps est compté, alors choisissez vos batailles. Vous devez gérer une entreprise de films pour fenêtres, ce qui vous oblige à porter plusieurs chapeaux avec très peu de soutien. Pour éviter de perdre la tête, il est essentiel de planifier votre journée et d'établir des priorités. Entrepreneur.com suggère de faire comme si vous disposiez de la moitié du temps dont vous disposez réellement. Chaque matin, avant le travail, décidez de ce que vous allez faire en premier. Si vous n'avez pas conclu une vente en cours depuis plus d'une semaine, celle-ci doit avoir la priorité sur vos courriels non lus.
2. Fixer des rendez-vous pour l'enregistrement
De la même manière que vous inscrivez sur votre calendrier une réunion importante avec un client, vous devez réserver du temps pour consulter votre courrier électronique. Réservez une heure sur votre calendrier deux ou trois fois par jour. Si votre service de messagerie électronique le permet, mettez votre statut sur "occupé" pendant cette période. Vous n'arriverez peut-être pas à consulter l'intégralité de votre boîte de réception en 60 minutes, mais l'objectif doit être la qualité plutôt que la quantité.
3. Réagir immédiatement
En ce qui concerne la qualité, vous devez consacrer toute votre attention à un courrier électronique afin d'obtenir la meilleure réponse possible. Pour vous assurer que vous êtes bien concentré, passez en revue les messages non lus un par un. Lorsque vous ouvrez un courriel, déterminez si vous pouvez le supprimer, si vous devez le conserver ou s'il nécessite une réponse. Quoi qu'il en soit, passez à l'action avant de passer au message non lu suivant.
Si vous devez vous rendre ailleurs pendant plusieurs heures, par exemple sur votre lieu de travail, vous pouvez utiliser le message d'absence de votre système de messagerie électronique. Cela créera une réponse automatique, indiquant aux gens que vous ne pouvez pas leur donner une réponse complète pour l'instant, mais que vous les rappellerez (de préférence à l'heure prévue ; voir point 2). La même règle s'applique si vous êtes en vacances. Définissez un message automatique indiquant que vous répondrez aux courriels dès votre retour.
4. Utiliser des dossiers et des drapeaux
La plupart des fournisseurs de messagerie électronique proposent des dossiers, des étiquettes et un moyen de marquer vos messages. Vous pouvez par exemple marquer d'une étoile ou d'un drapeau les courriels dont vous devez assurer le suivi. Outre le marquage, veillez à ce que chaque courriel soit étiqueté et/ou classé dans un dossier approprié. Cela vous permettra non seulement de garder votre boîte de réception bien rangée, mais aussi de retrouver rapidement un message si vous devez vous y référer ultérieurement.
5. Supprimer le bruit
Vous avez l'impression que la moitié de votre boîte de réception n'est que du courrier indésirable ? C'est en effet le cas. Selon Baydin, un fournisseur de services de gestion d'e-mails, un utilisateur moyen supprime 71 des 147 messages qu'il reçoit chaque jour, soit 48 %. Vous passez environ 5 minutes par jour, soit 24 heures par an, à envoyer des courriels à la poubelle. Pour désencombrer votre boîte de réception, il vous suffit de cliquer sur "se désabonner". Vous réduirez ainsi le temps que vous passez à consulter - et finalement à supprimer - les courriels promotionnels d'entreprises dont vous n'êtes plus le client ou qui ne vous intéressent plus.
En gardant à l'esprit ces conseils de gestion du courrier électronique, vous pourrez consacrer plus de temps et d'énergie au développement de votre entreprise.
