Pour de nombreuses organisations, les réunions sont tout simplement une perte de temps, d'énergie créative et d'efforts. Le travailleur moyen assiste à plus de 60 réunions par mois et passe plus de 30 heures dans des réunions qu'il considère comme improductives. Heureusement, de nombreuses entreprises commencent à reconnaître ce fait et perturbent activement le vieux modèle ennuyeux des réunions en les planifiant et en les menant à bien. Heureusement, de nombreuses entreprises commencent à reconnaître ce fait et perturbent activement le modèle de la réunion ennuyeuse en planifiant et en menant à bien les réunions.
1. N'allez pas là où vous n'êtes pas à votre place.
Harrison Owen est un écrivain et un consultant connu pour avoir théorisé la technologie de l'espace ouvert (OST), une approche méthodique du leadership axé sur l'objectif, y compris une façon d'organiser des réunions, des conférences, des retraites, des symposiums et des événements communautaires. La plus grande contribution d'Owen est peut-être sa loi unique pour travailler intelligemment : "La loi des deux pieds". Selon cette loi, si, à un moment quelconque de notre collaboration, vous vous trouvez dans une situation où vous n'apprenez rien ou ne contribuez à rien, utilisez vos deux pieds et allez ailleurs. C'est une loi qui a fait ses preuves et qui peut vous faire gagner des centaines d'heures de travail en vous évitant de passer votre temps à rêvasser en réunion.
2. Réduire la durée des réunions.
Le bloc idéal recommandé par les experts est de 15 minutes car il peut être facilement programmé dans une application de calendrier, mais les réunions ne devraient pas durer plus de 20 minutes. Pourquoi ? Parce que la science nous apprend que la plupart des participants à une réunion ou des auditoires ne peuvent être engagés que pendant 10 à 18 minutes avant de commencer à se déconnecter. C'est la raison pour laquelle les célèbres TED Talks sont limités à 18 minutes, même pour les orateurs les plus brillants et les plus inspirants.
3. Faire preuve d'innovation en matière d'espace.
Naturellement, la plupart des gens se tournent vers une salle de conférence comme espace de réunion raisonnable pour un groupe, mais il est bon de changer de temps en temps. Emmenez votre groupe à l'extérieur pour prendre l'air, ou emmenez des petits groupes dans un café. Si vous avez réservé une réunion individuelle, vous pouvez même organiser l'une de ces fameusespromenades de l'aile Ouest pour stimuler l'engagement et inspirer la créativité.
4. Établir un ordre du jour.
L'objectif de la plupart des réunions devrait être d'obtenir des informations, de demander une approbation ou de transmettre des informations. Google tient absolument à ce que les réunions aient un sens, c'est pourquoi chaque réunion de prise de décision doit avoir un décideur. En établissant un ordre du jour précis à l'avance, vous pouvez à la fois préparer votre équipe à un engagement authentique et répondre à ces questions importantes :
Quelle est la chose que vous aimeriez accomplir au cours de cette réunion ?
Qu'est-ce qui vous préoccupe le plus aujourd'hui et sur quoi voulez-vous vous concentrer ?
Quels sont les défis qui menacent votre concentration et comment allez-vous vous remettre sur la bonne voie ?
Qu'est-ce que vos collègues attendent de cette réunion ?
5. Perdre la technologie.
Le véritable avantage des réunions est l'engagement authentique, en face à face, qui se produit lorsque des esprits créatifs se réunissent pour dialoguer et collaborer. Les avis peuvent diverger quant à l'utilisation d'ordinateurs portables pour la prise de notes, mais les réunions devraient au moins être une zone interdite aux smartphones et autres appareils qui incitent les gens à prêter plus d'attention aux notifications qu'aux personnes.
6. Suivi.
Les réunions n'ont aucun sens si elles ne produisent pas d'informations exploitables et, plus important encore, de résultats. Il est particulièrement facile pour les participants désengagés ou qui s'ennuient d'oublier les prochaines étapes après une longue discussion. Pour chaque réunion, vous devez
Terminez les réunions un peu plus tôt afin de faciliter la transition vers la journée de travail.
Enregistrez les résultats et les actions à entreprendre, et indiquez quelles personnes sont directement responsables de l'accomplissement des tâches de suivi.
Dans une note de suivi, récapitulez les décisions clés et réfléchissez aux enseignements tirés de la réunion, en indiquant les mesures que chacun prendra ensuite.
Les grandes réunions peuvent être le reflet d'un grand leadership. Elles ne devraient jamais être une obligation pénible ou un fardeau à porter, mais plutôt une excellente occasion de collaborer et de tirer le meilleur parti de son temps.
