L'e-mail è concepita come una forma di comunicazione meno disturbante di una telefonata o di una riunione faccia a faccia. Ma in quanto titolari di una piccola impresa probabilmente trascorrete gran parte della giornata in multitasking e siete sempre in movimento, per cui controllare le e-mail può facilmente sottrarre tempo prezioso.
Contrariamente a quanto si crede, controllare costantemente la posta in arrivo non è la pratica più efficiente. Diventa una distrazione e distoglie l'attenzione da elementi più importanti, come una potenziale vendita. Il segreto è capire come gestire efficacemente tutte le e-mail per non perdere tempo o comunicazioni importanti. Iniziate con questi cinque passi per avere una casella di posta più pulita e controllata:
1. Stabilire le priorità
Il tempo è fondamentale, quindi scegliete le vostre battaglie. Dovete gestire un'attività di pellicole per finestre, che vi richiede di indossare molti cappelli con poco supporto. Per non perdere la testa, è fondamentale pianificare e dare priorità alla giornata. Entrepreneur.com suggerisce di fingere di avere la metà del tempo che si ha in realtà. Ogni mattina, prima di andare al lavoro, decidete cosa affrontare per primo. Se non avete chiuso una vendita in corso da più di una settimana, questa dovrebbe avere la precedenza sulle e-mail non lette.
2. Fissare appuntamenti per il check-in
Allo stesso modo in cui si fissa sul calendario una riunione importante con un cliente, è necessario riservare del tempo per controllare la posta elettronica. Riservate un'ora sul vostro calendario due o tre volte al giorno. Se il vostro servizio di calendario delle e-mail lo consente, impostate il vostro stato su "occupato" durante questo periodo. Forse non riuscirete a controllare tutta la posta in arrivo in 60 minuti, ma l'obiettivo deve essere la qualità piuttosto che la quantità.
3. Rispondere subito
A proposito di qualità, dovrete dedicare tutta la vostra attenzione a un'e-mail per ottenere la risposta migliore. Per essere sicuri di essere concentrati, esaminate i messaggi non letti uno alla volta. Quando aprite un'e-mail, stabilite se potete cancellarla, se dovete salvarla o se richiede una risposta. In ogni caso, agite prima di passare alla prossima e-mail non letta.
Se la vostra attenzione deve essere rivolta altrove per diverse ore, ad esempio per un lavoro in sede, potete utilizzare il messaggio di allontanamento del vostro sistema di posta elettronica. In questo modo si creerà una risposta automatica, facendo sapere agli utenti che non potete dare una risposta completa in questo momento, ma che li richiamerete (preferibilmente all'orario prestabilito; vedi punto 2). La stessa regola vale se siete in vacanza. Impostate un messaggio automatico che indichi che risponderete alle e-mail non appena tornerete.
4. Utilizzare le cartelle e i flag
La maggior parte dei provider di posta elettronica offre cartelle, etichette e qualche modo per contrassegnare i messaggi. Magari contrassegnate con un asterisco o con una bandierina le e-mail a cui dovete dare un seguito. Oltre a contrassegnare, assicuratevi che ogni singola e-mail abbia un'etichetta e/o vada in una cartella pertinente. Questo non solo manterrà in ordine la vostra casella di posta elettronica, ma vi aiuterà a trovare rapidamente un'e-mail nel caso in cui dobbiate tornare su di essa in un secondo momento.
5. Rimuovere il rumore
Vi sembra che metà della vostra casella di posta sia solo spazzatura? È perché è così. Secondo Baydin, un fornitore di servizi di gestione della posta elettronica, un utente medio cancella 71 dei 147 messaggi che riceve ogni giorno, ovvero il 48%. Si spendono circa 5 minuti al giorno, o 24 ore nel corso di un anno, per mandare le e-mail nel cestino. Per liberare la casella di posta elettronica è sufficiente fare clic su "Cancella iscrizione". Questo vi aiuterà a ridurre il tempo che passate a controllare - e infine a cancellare - le e-mail promozionali di aziende che non vi interessano più.
Con questi consigli per la gestione della posta elettronica in testa, potrete dedicare più tempo ed energie alla crescita della vostra azienda.
