Come abbiamo notato nella prima parte della nostra serie, una sfida fondamentale per gli imprenditori in fase di avvio è decidere se acquistare o affittare risorse essenziali come lo spazio per gli uffici, la forza lavoro e altre necessità. L'ultima volta abbiamo dato un'occhiata approfondita a dove aprire il negozio e se assumere o appaltare le risorse umane. Oggi scendiamo di un altro livello e diamo un'occhiata ad altre due categorie essenziali: le attrezzature per ufficio e la tecnologia.
Dalle cucitrici alle fotocopiatrici: Apparecchiature per ufficio
Sia che abbiate appena iniziato un'attività, sia che stiate cercando di farla crescere, arredare e attrezzare un ufficio può essere un'impresa ardua. Assicurarsi uno spazio per l'ufficio può essere abbastanza semplice, ma ci sono molte considerazioni diverse quando si tratta di rendere produttiva la vostra attività.
In primo luogo, è importante identificare le attrezzature di cui si ha realmente bisogno. Considerate le attività quotidiane di cui voi e il vostro team avete bisogno per portare a termine il lavoro, tenendo presente il vostro budget. Avete bisogno di più stampanti, fotocopiatrici e fax, o il problema sarà risolto da apparecchiature multifunzione di piccolo taglio e da soluzioni basate sul cloud? Se la vostra azienda è particolarmente attenta all'immagine, prestate la dovuta attenzione alle stanze e agli spazi che i clienti e i committenti vedranno.
In secondo luogo, considerate i vantaggi e gli svantaggi del leasing, che è un'opzione più economica nel breve periodo. Il leasing consente al team di adattarsi più rapidamente alle nuove tecnologie, è deducibile dalle tasse ed elimina l'onere della manutenzione. In compenso, il leasing diventa più costoso nel tempo, non apporta capitale alla vostra iniziativa imprenditoriale e offre una disponibilità limitata di prodotti.
Infine, è il momento di considerare i vantaggi e gli svantaggi dell'acquisto di attrezzature per ufficio. Tra i vantaggi vi sono la possibilità di vendere o modificare le apparecchiature in base alle necessità, gli incentivi fiscali previsti dalla sezione 179 del codice fiscale dell'IRS e l'assenza di contratti o accordi fastidiosi. D'altro canto, i costi iniziali per l'acquisto delle apparecchiature sono esponenzialmente più elevati rispetto al leasing. Anche l'aggiornamento delle apparecchiature per stare al passo con i progressi tecnologici non è così facile o conveniente come il leasing. Anche la manutenzione può essere costosa nel tempo.
Sia che stiate prendendo in considerazione il leasing di attrezzature per ufficio o che abbiate i mezzi per acquistarle direttamente, scoprirete che ogni opzione presenta pro e contro notevolmente diversi.
Proteggere la tecnologia
Indipendentemente dalla natura della vostra impresa, è più che probabile che essa richieda una tecnologia aggiornata. Si tratta di una questione complessa che molti imprenditori non hanno il tempo di gestire, quindi anche in questo caso il leasing può essere più prudente dell'acquisto.
Detto questo, l'acquisto di apparecchiature tecnologiche presenta sicuramente dei vantaggi. In primo luogo, è più facile del leasing; ancora una volta, non ci sono contratti fastidiosi e si può modificare l'apparecchiatura o il software se si hanno le competenze necessarie. Inoltre, è possibile stabilire il programma di manutenzione e l'attrezzatura è deducibile ai sensi della sezione 179 del codice fiscale. D'altra parte, l'esborso iniziale di denaro per le attrezzature necessarie può essere significativo, il che può essere problematico se non si dispone di un capitale iniziale significativo. Inoltre, a lungo andare vi ritroverete con un'apparecchiatura obsoleta, indipendentemente dall'avanguardia della tecnologia al momento dell'acquisto.
Il leasing, invece, rimane un'opzione interessante per molti imprenditori. Con il leasing si scarica l'onere dell'obsolescenza sulla società di leasing delle attrezzature. È anche molto più efficiente dal punto di vista dei costi: non pagherete nulla in anticipo e avrete spese mensili prevedibili, che vi aiuteranno a gestire il flusso di cassa e le previsioni. Inoltre, sarete in grado di tenere il passo con i vostri concorrenti senza esaurire le vostre risorse finanziarie. Tuttavia, il leasing presenta alcuni aspetti negativi. In primo luogo, si finisce per pagare di più per le attrezzature nel lungo periodo e, in secondo luogo, si è obbligati a continuare a pagare anche se si smette di usare le attrezzature, cosa che può accadere se la propria attività cambia.
Indipendentemente dalla vostra decisione, è una buona idea programmare l'intervento di un consulente IT ogni mese circa per risolvere i problemi ed eseguire gli aggiornamenti.
