電子郵件是一種比打電話或安排面對面會議更少的干擾性溝通形式。但是，作為小企業主，您可能會花費大量時間進行多任務處理並不斷在旅途中，因此查看電子郵件很容易耗盡寶貴的時間。
與普遍的看法相反，不斷檢查收件匣並不是最有效的做法。它會分散注意力，將您的注意力從更重要的專案上移開，例如潛在的銷售。關鍵是要弄清楚如何有效地管理所有這些電子郵件，以免浪費時間或任何重要的通信。首先採取以下五個步驟，以獲得更乾淨、更可控的收件匣：
1. 設定你的優先事項
時間至關重要，所以要選擇你的戰鬥。你有一個窗膜業務要經營，這需要你戴著很多帽子，而支援很少。為了防止你的頭腦旋轉，你計劃並優先考慮你的一天是至關重要的。 Entrepreneur.com 建議假裝你有一半的時間。每天早上下班前，決定你要先解決什麼問題。如果您還沒有完成已經進行了一周以上的銷售，這應該優先於您未讀的電子郵件。
2. 安排預約辦理登機手續
與在日曆上設置重要客戶會議的方式相同，您應該留出時間來查看電子郵件。每天在日曆上留出一小時兩到三次。如果您的電子郵件日曆服務允許，請在這段時間內將您的狀態設置為“忙碌”。您可能無法在60分鐘內看完整個收件匣，但目標應該是品質而不是數量。
3. 立即回復
說到品質，您需要將全部注意力投入到電子郵件上，以便製作出最佳回復。為確保您集中注意力，請一次查看一條未讀消息。當您開啟每封電子郵件時，請確定是否可以刪除它、是否應該保存它或是否需要回復。無論如何，在繼續下一封未讀電子郵件之前，請採取行動。
如果您的注意力需要在其他地方停留幾個小時，例如在現場工作，您可以使用電子郵件系統的離開消息。這將創建一個自動回復，讓人們知道你現在無法提供完整的回復，但你會得到回復他們（最好是在你預先安排的時間;見#2）。如果您正在度假，同樣的規則也適用。設置一條自動消息，聲明您將在返回后立即回復電子郵件。
4.使用資料夾和標誌
大多數電子郵件供應商都提供資料夾、標籤和某種方式來標記您的郵件。也許您為需要跟進的電子郵件加星標或標記。除了標記之外，請確保每封電子郵件都有標籤和/或放在相關文件夾中。這不僅可以保持您的收件匣整潔，還可以説明您在以後必須參考電子郵件時快速找到電子郵件。
5.消除噪音
看起來好像你的收件匣有一半只是垃圾嗎？那是因為它是。根據電子郵件管理服務提供者Baydin的數據，電子郵件使用者平均會刪除他們每天收到的147條消息中的71條，即48%。你每天花大約5分鐘，或者一年中花24小時，只是向垃圾桶發送電子郵件。整理收件匣就像點擊「取消訂閱」一樣簡單。這將有助於減少您花在檢查並最終刪除您不再贊助或感興趣的公司的促銷電子郵件上的時間。
牢記這些電子郵件管理技巧后，您可以投入更多時間和精力來發展業務。
