与打电话或安排面对面的会议相比，电子邮件是一种干扰较少的沟通方式。但作为一名小企业主，你可能每天都要花费大量时间处理多项任务，并不断奔波，因此查看电子邮件很容易耗费宝贵的时间。
与人们普遍认为的相反，不断查看收件箱并不是最有效的做法。它会分散你的注意力，让你无法关注更重要的事情，比如潜在的销售。关键是要想出如何有效地管理所有这些电子邮件，以免浪费时间或失去任何重要的通信。从以下五个步骤开始，让收件箱更干净、更有控制力：
1.确定优先事项
时间就是生命，所以要精挑细选。你要经营一家橱窗电影公司，这就要求你身兼数职，却几乎得不到任何支持。为了避免头昏脑胀，你必须计划好每天的工作，并排定优先次序。Entrepreneur.com建议，假装你只有实际时间的一半。每天早上上班前，先决定自己要处理的事情。如果你还没有完成已经酝酿了一个多星期的销售，那么这应该优先于你未读的电子邮件。
2.预约报到
就像你在日历上安排重要客户会议一样，你也应该留出时间查看电子邮件。每天在日历上划出一小时，每天两到三次。如果您的电子邮件日历服务允许，在这段时间内将您的状态设为 "忙"。你可能无法在 60 分钟内看完整个收件箱，但目标应该是质量而不是数量。
3.立即回应
说到质量，你需要全神贯注地阅读邮件，这样才能做出最好的回复。为了确保您全神贯注，请逐一查看未读邮件。打开每封邮件时，确定是否可以删除、是否应该保存或是否需要回复。无论如何，在进入下一封未读邮件之前，先采取行动。
如果你的注意力需要在其他地方停留几个小时，比如在工作现场，你可以利用电子邮件系统的 "离开消息"。这将创建一个自动回复，让人们知道你现在无法提供完整的回复，但你会给他们回复（最好是在你预先安排的时间；见 #2）。如果你在休假，同样的规则也适用。设置一条自动信息，说明你一回来就会回复邮件。
4.使用文件夹和标记
大多数电子邮件提供商都提供文件夹、标签和一些标记邮件的方法。也许你会给需要跟进的邮件打上星号或标记。除了标记，还要确保每封邮件都有标签和/或放入相关文件夹。这不仅能保持收件箱的整洁，还能帮助您在日后需要查阅时快速找到邮件。
5.消除噪音
你的收件箱中是否有一半都是垃圾邮件？因为确实如此。根据电子邮件管理服务提供商 Baydin 的统计，电子邮件用户平均每天会删除 147 封邮件中的 71 封，占 48%。您每天要花 5 分钟，一年中要花 24 个小时将邮件扔进垃圾箱。清理收件箱就像点击 "取消订阅 "一样简单。这将有助于减少您查看--并最终删除--来自您不再光顾或不再感兴趣的公司的促销邮件的时间。
牢记这些电子邮件管理技巧，您就可以将更多的时间和精力投入到业务增长中。
