Wie im ersten Teil unserer Serie erwähnt, besteht eine grundlegende Herausforderung für Unternehmer in der Anfangsphase darin, zu entscheiden, ob sie wichtige Ressourcen wie Büroräume, Personal und andere notwendige Dinge kaufen oder mieten sollen. Letztes Mal haben wir uns eingehend mit der Frage beschäftigt, wo man sich niederlassen sollte und ob man Personal einstellen oder unter Vertrag nehmen sollte. Heute gehen wir noch eine Ebene tiefer und werfen einen Blick auf zwei weitere wichtige Kategorien: Büroausstattung und Technologie.
Vom Hefter bis zum Kopierer: Bürogeräte
Unabhängig davon, ob Sie ein Unternehmen gründen oder ausbauen wollen, kann die Einrichtung und Ausstattung eines Büros überwältigend sein. Die Sicherung eines Büroraums kann ziemlich einfach sein, aber es gibt viele verschiedene Überlegungen, wenn es darum geht, Ihr Unternehmen produktiv zu machen.
Zunächst ist es wichtig zu ermitteln, welche Ausrüstung Sie wirklich benötigen. Denken Sie an die täglichen Aufgaben, die Sie und Ihr Team benötigen, um die Arbeit zu erledigen, und behalten Sie dabei Ihr Budget im Auge. Benötigen Sie mehrere Drucker, Kopierer und Faxgeräte, oder sind multifunktionale Kleingeräte und Cloud-basierte Workarounds die Lösung? Wenn Ihr Unternehmen besonders imagebewusst ist, sollten Sie auch die Räume und Flächen berücksichtigen, die Kunden und Auftraggeber sehen werden.
Zweitens sollten Sie die Vor- und Nachteile des Leasings abwägen, das auf kurze Sicht eine günstigere Option darstellt. Durch Leasing kann sich Ihr Team schneller an neue Technologien anpassen, es ist steuerlich absetzbar und es entfällt die Last der Wartung. Nachteilig ist, dass Leasing mit der Zeit teurer wird, kein Eigenkapital in Ihr Unternehmen fließt und die Produktverfügbarkeit eingeschränkt ist.
Schließlich ist es an der Zeit, die Vor- und Nachteile des Kaufs von Bürogeräten abzuwägen. Zu den Vorteilen gehören die Möglichkeit, die Geräte je nach Bedarf zu verkaufen oder zu modifizieren, steuerliche Anreize im Rahmen von Section 179 des IRS-Steuergesetzes und die Tatsache, dass man sich nicht mit lästigen Verträgen oder Vereinbarungen herumschlagen muss. Auf der anderen Seite sind die Anschaffungskosten für den Kauf von Geräten exponentiell höher als beim Leasing. Auch die Aufrüstung der Geräte, um mit dem technischen Fortschritt Schritt zu halten, ist nicht so einfach und kostengünstig wie beim Leasing. Auch die Wartung kann mit der Zeit kostspielig werden.
Unabhängig davon, ob Sie das Leasing von Bürogeräten in Erwägung ziehen oder das nötige Kleingeld haben, um Ihre eigenen Geräte direkt zu kaufen, werden Sie feststellen, dass jede Option mit ganz unterschiedlichen Vor- und Nachteilen verbunden ist.
Sichern Sie Ihre Technik
Unabhängig von der Art Ihres Unternehmens ist es mehr als wahrscheinlich, dass es modernste Technologie benötigt. Dies ist ein komplexes Thema, für das viele Unternehmer keine Zeit haben. Daher ist dies ein weiterer Bereich, in dem das Leasen von Ausrüstung sinnvoller sein kann als der Kauf.
Dennoch hat der Kauf von technischer Ausrüstung durchaus seine Vorteile. Erstens ist es einfacher als Leasing; auch hier gibt es keine lästigen Verträge, und Sie können die Geräte oder die Software ändern, wenn Sie über die entsprechenden Kenntnisse verfügen. Außerdem können Sie den Wartungsplan selbst bestimmen, und die Geräte sind gemäß Abschnitt 179 des IRS-Steuergesetzes absetzbar. Andererseits kann der anfängliche Bargeldaufwand für die benötigte Ausrüstung beträchtlich sein, was problematisch sein kann, wenn Sie nicht über ein großes Startkapital verfügen. Außerdem werden Sie irgendwann mit veralteten Geräten konfrontiert, ganz gleich, wie fortschrittlich Ihre Technologie zum Zeitpunkt des Kaufs ist.
Leasing ist für viele Unternehmer nach wie vor eine attraktive Option. Mit einem Leasingvertrag wälzen Sie die Last der Veralterung auf die Leasinggesellschaft ab. Es ist auch viel kosteneffizienter: Sie zahlen nichts im Voraus, und Sie haben vorhersehbare monatliche Ausgaben, was Ihnen sowohl beim Cashflow als auch bei der Prognose helfen wird. Außerdem sind Sie besser in der Lage, mit Ihren Mitbewerbern mitzuhalten, ohne Ihre finanziellen Ressourcen zu strapazieren. Allerdings hat das Leasing auch einige Nachteile. Erstens zahlen Sie auf lange Sicht mehr für Ihre Geräte, und zweitens sind Sie verpflichtet, auch dann weiter zu zahlen, wenn Sie die Geräte nicht mehr nutzen, was bei einer Änderung Ihres Geschäftsbetriebs der Fall sein kann.
Unabhängig davon, wie Sie sich entscheiden, ist es eine gute Idee, einen IT-Berater einzuplanen, der etwa einmal im Monat vorbeikommt, um Probleme zu beheben und Aktualisierungen durchzuführen.
