Las reuniones pueden ser el peor mal necesario de la vida laboral. Para muchas organizaciones, las reuniones son simplemente una pérdida de tiempo, energía creativa y esfuerzo. Incluso la abeja trabajadora media asiste a más de 60 reuniones al mes y pasa más de 30 horas en reuniones que considera improductivas.Afortunadamente, muchas empresas están empezando a reconocer este hecho y están alterando activamente el viejo y aburrido modelo de reuniones planificándolas y dirigiéndolas bien. Tenga en cuenta estos consejos para planificar y llevar a cabo su próxima reunión.
1. No te metas donde no te llaman.
Harrison Owen es un escritor y consultor conocido sobre todo por teorizar la Tecnología del Espacio Abierto (TEA ), un enfoque metódico del liderazgo orientado a objetivos, que incluye una forma de organizar reuniones, conferencias, retiros, simposios y actos comunitarios. La mayor contribución de Owen podría ser su única ley para trabajar de forma inteligente: "La ley de los dos pies". Según esta ley, si en algún momento de nuestro tiempo juntos te encuentras en una situación en la que ni aprendes ni contribuyes, utiliza tus dos pies y vete a otro sitio. Se trata de una ley probada que puede ahorrarte cientos de horas de trabajo si no pasas el tiempo soñando despierto en una reunión.
2. Acortar las reuniones.
El bloque ideal recomendado por los expertos es de 15 minutos porque se puede programar fácilmente en una aplicación de calendario, pero las reuniones no deberían durar más de 20 minutos. ¿Por qué? Porque la ciencia nos dice que la mayoría de los participantes en las reuniones o el público sólo pueden participar entre 10 y 18 minutos antes de empezar a desconectar. Esta es la razón por la que las mundialmente conocidas charlas TED se limitan a 18 minutos, incluso en el caso de los oradores más brillantes e inspiradores.
3. Sea innovador con el espacio.
Naturalmente, la mayoría de la gente se inclina por una sala de conferencias como espacio de reunión razonable para un grupo, pero es estupendo cambiar de vez en cuando. Saca a tu grupo a tomar el aire o lleva a grupos pequeños a una cafetería. Si tienes reservada una reunión individual, puedes incluso dar uno de esos famosospaseos y charlasdel Ala Oeste para fomentar el compromiso y ayudar a inspirar la creatividad.
4. Establezca un orden del día.
El propósito de la mayoría de las reuniones debe ser obtener aportaciones, pedir aprobación o transmitir información. Google insiste en que las reuniones sean significativas, por lo que cada reunión de toma de decisiones debe tener un responsable. Si estableces un orden del día claro de antemano, podrás preparar a tu equipo para un compromiso auténtico y responder a estas importantes preguntas:
¿Qué le gustaría conseguir en esta reunión?
¿Qué es lo que más te preocupa hoy y en qué quieres centrarte?
¿Qué retos amenazan tu concentración y cómo volverás a encarrilarte?
¿Qué esperan sus colegas de esta reunión?
5. Perder la tecnología.
La verdadera ventaja de las reuniones es el auténtico compromiso cara a cara que se produce cuando las mentes creativas se reúnen para dialogar y colaborar. Las opiniones pueden diferir sobre el uso de portátiles para tomar notas, pero como mínimo las reuniones deberían ser una zona prohibida para los smartphones y otros dispositivos que hacen que la gente preste más atención a las notificaciones que a las personas.
6. Seguimiento.
Las reuniones no significan nada si no producen información práctica y, lo que es más importante, resultados. Es especialmente fácil que los participantes aburridos o poco comprometidos olviden los pasos a seguir después de una larga discusión. Para cada reunión, debería:
Termine las reuniones un poco antes para facilitar la transición a la jornada laboral.
Registre los resultados y los puntos de acción, y señale qué personas son directamente responsables de llevar a cabo las tareas de seguimiento.
En una nota de seguimiento, recapitule las decisiones clave y reflexione sobre los conocimientos adquiridos en la reunión, señalando los pasos que cada persona dará a continuación.
Las grandes reuniones pueden ser el reflejo de un gran liderazgo. Nunca deben ser una obligación dolorosa ni una carga que soportar, sino una gran oportunidad para colaborar y aprovechar el tiempo al máximo.
