Le riunioni possono essere il peggior male necessario della vita lavorativa. Per molte organizzazioni, le riunioni sono semplicemente uno spreco di tempo, energia creativa e sforzi. Anche un lavoratore medio partecipa a più di 60 riunioni al mese e trascorre più di 30 ore in riunioni che considera improduttive. Fortunatamente, molte aziende stanno iniziando a riconoscere questo fatto e a stravolgere attivamente il vecchio e noioso modello di riunione pianificando e conducendo bene le riunioni. Considerate questi suggerimenti per pianificare ed eseguire la vostra prossima riunione.
1. Non andate dove non vi appartiene.
Harrison Owen è uno scrittore e consulente noto soprattutto per aver teorizzato l'Open Space Technology (OST), un approccio metodico alla leadership orientata allo scopo, che comprende un metodo per ospitare riunioni, conferenze, ritiri, simposi ed eventi comunitari. Il più grande contributo di Owen potrebbe essere la sua singola legge per lavorare in modo intelligente: "La legge dei due piedi". Secondo questa legge, se in qualsiasi momento del nostro tempo insieme vi trovate in una situazione in cui non state né imparando né contribuendo, usate i vostri due piedi e andate da un'altra parte. Si tratta di una legge collaudata che può farvi risparmiare centinaia di ore di lavoro evitando di passare il tempo a sognare a occhi aperti in una riunione.
2. Accorciare le riunioni.
Il blocco ideale consigliato dagli esperti è di 15 minuti, perché può essere facilmente programmato in un'app di calendario, ma le riunioni non dovrebbero durare più di 20 minuti. Perché? Perché la scienza ci dice che la maggior parte dei partecipanti alle riunioni o del pubblico può essere coinvolta solo per 10-18 minuti prima di iniziare a stordirsi. Questo è il motivo per cui i famosi TED Talks sono limitati a 18 minuti, anche per gli oratori più brillanti e stimolanti.
3. Siate innovativi con lo spazio.
Naturalmente la maggior parte delle persone si orienta verso una sala conferenze come spazio di riunione sensato per un gruppo, ma è bello cambiare ogni tanto. Portate il vostro gruppo all'aperto per prendere un po' d'aria, oppure portate i piccoli gruppi in una caffetteria. Se avete prenotato una riunione individuale, potete anche fare una di quelle famosepasseggiate e colloqui della WestWing per aumentare il coinvolgimento e ispirare la creatività.
4. Stabilire un ordine del giorno.
Lo scopo della maggior parte delle riunioni dovrebbe essere quello di ottenere input, chiedere l'approvazione o trasmettere informazioni. Google è fermamente convinto che le riunioni debbano essere significative, quindi ogni riunione decisionale deve avere un decisore. Stabilendo in anticipo un ordine del giorno chiaro, è possibile preparare il team a un impegno autentico e rispondere a queste importanti domande:
Qual è la cosa che vorreste realizzare in questo incontro?
Cosa vi preoccupa di più oggi e su cosa volete concentrarvi?
Quali sono le sfide che minacciano la vostra concentrazione e come fare per tornare in carreggiata?
Cosa vogliono ottenere i vostri colleghi da questo incontro?
5. Perdere la tecnologia.
Il vero vantaggio delle riunioni è l'impegno autentico, faccia a faccia, che si verifica quando le menti creative si riuniscono per dialogare e collaborare. Le opinioni possono essere diverse sull'uso dei computer portatili per prendere appunti, ma come minimo le riunioni dovrebbero essere una no-fly zone per gli smartphone e altri dispositivi che fanno prestare più attenzione alle notifiche che alle persone.
6. Follow-up.
Le riunioni non hanno alcun significato se non producono informazioni e, cosa ancora più importante, risultati. È particolarmente facile per i partecipanti disimpegnati o annoiati dimenticare i passi successivi dopo una lunga discussione. Per ogni riunione è necessario
Terminate le riunioni con un certo anticipo per consentire una transizione più agevole verso la giornata lavorativa.
Registrare i risultati e gli elementi di azione e annotare quali persone sono direttamente responsabili dell'esecuzione dei compiti di follow-up.
In una nota di follow-up, riepilogate le decisioni chiave e riflettete sulle intuizioni ottenute dalla riunione, annotando i passi che ciascuno compirà successivamente.
Le grandi riunioni possono essere il riflesso di una grande leadership. Non devono mai essere un obbligo o un peso da sopportare, ma piuttosto una grande opportunità per collaborare e sfruttare al meglio il proprio tempo.
