Comme nous l'avons indiqué dans la première partie de notre série, l'un des principaux défis auxquels sont confrontés les entrepreneurs en phase de démarrage consiste à décider s'il convient d'acheter ou de louer des ressources essentielles telles que des bureaux, de la main-d'œuvre et d'autres éléments indispensables. La dernière fois, nous nous sommes penchés sur la question de savoir où s'installer et s'il fallait employer ou sous-traiter des ressources humaines. Aujourd'hui, nous allons descendre d'un cran et examiner deux autres catégories essentielles : le matériel de bureau et la technologie.
De l'agrafeuse à la photocopieuse : Matériel de bureau
Que vous soyez en train de créer une entreprise ou que vous essayiez d'en développer une, l'ameublement et l'équipement d'un bureau peuvent être une tâche ardue. Obtenir un espace de bureau peut être assez simple, mais il y a de nombreuses considérations à prendre en compte lorsqu'il s'agit de rendre votre entreprise productive.
Tout d'abord, il est important d'identifier l'équipement dont vous avez réellement besoin. Considérez les tâches quotidiennes dont vous et votre équipe avez besoin pour travailler, tout en gardant votre budget à l'esprit. Avez-vous besoin de plusieurs imprimantes, copieurs et télécopieurs, ou des équipements multifonctions de petite taille et des solutions de contournement basées sur l'informatique en nuage peuvent-ils résoudre le problème ? Si votre entreprise est particulièrement soucieuse de son image, tenez compte des pièces et des espaces que les clients verront.
Deuxièmement, examinez les avantages et les inconvénients du crédit-bail, qui est une option moins coûteuse à court terme. Le crédit-bail permet à votre équipe de s'adapter plus rapidement aux nouvelles technologies, est déductible des impôts et supprime le fardeau de l'entretien. En revanche, le crédit-bail devient plus coûteux au fil du temps, n'apporte pas de fonds propres à votre projet d'entreprise et offre une disponibilité limitée des produits.
Enfin, il est temps d'examiner les avantages et les inconvénients de l'achat de matériel de bureau. Parmi les avantages, citons la possibilité de vendre ou de modifier l'équipement en fonction des besoins, les incitations fiscales au titre de l'article 179 du code fiscal de l'IRS, et l'absence de contrats ou d'accords fastidieux. En revanche, les coûts initiaux de l'achat d'équipement sont exponentiellement plus élevés que ceux de la location. La mise à niveau de l'équipement pour suivre les progrès technologiques n'est pas non plus aussi facile ou rentable que le crédit-bail. L'entretien peut également s'avérer coûteux au fil du temps.
Que vous envisagiez de louer du matériel de bureau ou que vous ayez les moyens d'acheter votre propre matériel, vous constaterez que chaque option présente des avantages et des inconvénients très différents.
Sécuriser votre technologie
Quelle que soit la nature de votre entreprise, il est plus que probable qu'elle aura besoin d'une technologie de pointe. Il s'agit d'une question complexe que de nombreux entrepreneurs n'ont pas le temps de gérer, et c'est donc un autre domaine où la location de matériel peut s'avérer plus prudente que l'achat.
Cela dit, l'achat d'un équipement technique présente des avantages certains. Tout d'abord, c'est plus facile que le leasing ; là encore, pas de contrat gênant et vous pouvez modifier l'équipement ou le logiciel si vous en avez les compétences. Vous pouvez également déterminer le calendrier d'entretien et l'équipement est déductible au titre de l'article 179 du code fiscal de l'IRS. En revanche, la mise de fonds initiale pour l'équipement nécessaire peut être importante, ce qui peut être problématique si vous ne disposez pas d'un capital de départ important. En outre, vous finirez par vous retrouver avec un équipement obsolète, quelle que soit la technologie de pointe utilisée au moment de l'achat.
Le crédit-bail, quant à lui, reste une option intéressante pour de nombreux entrepreneurs. Avec un crédit-bail, vous transférez le fardeau de l'obsolescence à la société de crédit-bail mobilier. C'est également beaucoup plus rentable : vous ne payez rien à l'avance et vos dépenses mensuelles sont prévisibles, ce qui vous aide à gérer votre trésorerie et à faire des prévisions. Vous serez également mieux à même de suivre vos concurrents sans épuiser vos ressources financières. Le crédit-bail présente toutefois quelques inconvénients. D'une part, vous finirez par payer plus cher votre équipement à long terme et, d'autre part, vous serez obligé de continuer à payer même si vous cessez d'utiliser l'équipement, ce qui peut arriver en cas de changement d'activité.
Quelle que soit votre décision, il est conseillé de prévoir la venue d'un consultant informatique tous les mois ou presque pour résoudre les problèmes et effectuer les mises à jour.
