Eメールは、電話をかけたり、直接会って話をしたりするよりも、邪魔にならないコミュニケーション手段です。しかし、中小企業の経営者であれば、一日の大半をマルチタスクで過ごし、常に移動しているため、Eメールをチェックすることで貴重な時間を簡単に消耗してしまいます。
一般に信じられていることとは逆に、受信トレイを常にチェックするのは最も効率的なやり方ではない。気が散ってしまい、販売の可能性など、より重要な事柄に集中できなくなってしまうからだ。重要なのは、時間や重要な連絡を失わないために、すべてのメールを効果的に管理する方法を見つけることです。以下の5つのステップを踏んで、受信トレイをすっきりさせましょう：
1.優先順位を決める
時間が最も重要なのだから、自分の戦いを選び取るのだ。あなたはウィンドウズ・フィルムのビジネスを経営しており、わずかなサポートで多くの帽子をかぶらなければならない。頭を回転させないためには、1日の計画を立て、優先順位をつけることが重要だ。Entrepreneur.comが提案するのは、実際の時間の半分しかないと思い込むことだ。毎朝、出勤前に最初に取り組むことを決める。もし1週間以上売り込みが終わっていないのなら、未読のメールよりもそちらを優先させるべきだ。
2.チェックインの予約
重要なクライアントとのミーティングをカレンダーに設定するのと同じように、Eメールをチェックする時間を確保すべきです。毎日2～3回、カレンダーに1時間空けるようにしましょう。メールカレンダーサービスで可能であれば、この時間帯はステータスを「ビジー」にしておきましょう。60分ですべての受信トレイに目を通すことはできないかもしれませんが、目標は量より質です。
3.すぐに対応する
品質といえば、最高の返信をするためには、メールに全神経を集中させる必要があります。集中力を高めるには、未読メールを1通ずつ確認することです。各メールを開いたら、削除してもいいか、保存すべきか、返信が必要かを判断します。いずれにせよ、次の未読メールに移る前に行動を起こしましょう。
仕事の現場など、数時間他の場所に注意を向ける必要がある場合は、Eメールシステムのアウェイメッセージを活用するとよいでしょう。これで自動返信が作成され、今すぐには完全な返信はできないが、必ず返信する（できればあらかじめ予約した時間に。）あなたが休暇中の場合も同じルールが適用されます。自動返信メッセージを設定し、戻り次第メールに返信する旨を伝えましょう。
4.フォルダとフラグを使う
ほとんどのメールプロバイダーは、フォルダやラベル、メッセージをマークする方法を提供しています。例えば、フォローアップが必要なメールに星をつけたり、フラグを立てたり。フラグを立てるだけでなく、すべてのメールにラベルをつけたり、関連するフォルダに入れるようにしましょう。そうすることで、受信トレイが整理整頓されるだけでなく、後で参照したいメールをすぐに見つけることができます。
5.ノイズを取り除く
受信箱の半分が迷惑メールだと思いますか？それはそうだからだ。メール管理サービスプロバイダーのBaydinによると、平均的なメールユーザーは、毎日受信する147通のメールのうち71通を削除しており、その割合は48％です。毎日約5分、1年では24時間を、メールをゴミ箱に送るために費やしていることになります。受信トレイを整理するのは、"配信停止 "をクリックするのと同じくらい簡単だ。そうすることで、もう愛用していない企業や興味のない企業からの宣伝メールをチェックし、最終的には削除するのに費やす時間を減らすことができる。
このようなメール管理のヒントを頭に入れておけば、ビジネスの成長にもっと時間とエネルギーを割くことができます。
