多くの組織にとって、会議は単に時間、創造的エネルギー、労力の無駄でしかない。幸いなことに、多くの企業がこの事実を認識し始めており、会議をうまく計画・実施することで、退屈な古い会議モデルを積極的に破壊している。次のミーティングを計画・実施するために、以下のヒントを参考にしてほしい。
1.自分の居場所がないところには行かないこと。
ハリソン・オーウェンは、オープン・スペース・テクノロジー（OST）を理論化したことで知られる作家であり、コンサルタントである。OSTは、会議、カンファレンス、リトリート、シンポジウム、コミュニティ・イベントの開催方法など、目的主導型リーダーシップのための方法論的アプローチである。オーウェンの最大の貢献は、スマートに働くためのたったひとつの法則、"2本足の法則 "だろう。この法則によれば、もし私たちが一緒に過ごしている間、いつでも自分が学ぶことも貢献することもない状況にいることに気づいたら、両足を使って別の場所に行きなさいということだ。これは、会議の中で空想にふける時間を省くことで、何百時間もの労働時間を節約することができる、時間をかけて実証された法則である。
2.会議を短くする。
専門家が推奨する理想的なブロックは、カレンダーアプリで簡単にスケジューリングできるため15分だが、会議は20分を超えてはならない。なぜか？科学によると、ほとんどの会議参加者や聴衆は、10分から18分しか参加できない。世界的に有名なTED Talksが、最も素晴らしくインスピレーションを与えるスピーカーでも18分に制限されているのはこのためだ。
3.空間を革新する。
当然のことながら、多くの人はグループのための賢明なミーティングスペースとして会議室に引き寄せられますが、時々それを変えることは素晴らしいことです。新鮮な空気を吸いに外に出たり、少人数のグループで喫茶店に行ったり。1対1のミーティングを予約しているなら、エンゲージメントを高め、創造性を刺激するために、有名な西武の ウォーク・アンド・トークに参加することもできます。
4.議題を設定する。
ほとんどの会議の目的は、意見を聞いたり、承認を求めたり、情報を伝えたりすることであるべきだ。グーグルは会議が意味のあるものであることに固執しているため、すべての意思決定会議には意思決定者がいなければならない。事前に明確なアジェンダを設定することで、本格的なエンゲージメントのためにチームを準備することができ、またこれらの重要な質問にも答えることができる：
この会議で成し遂げたいことは何ですか？
今日、最も懸念していること、集中したいことは何か？
どのような課題があなたの集中力を脅かし、どのようにして軌道に戻すのか。
同僚たちはこの会議で何を得ようとしているのか？
5.技術を失う。
会議の本当の利点は、クリエイティブな頭脳が対話とコラボレーションのために一堂に会するときに起こる、顔を合わせた本物のエンゲージメントだ。メモを取るためにノートパソコンを使うことについては意見が分かれるかもしれないが、少なくともミーティングでは、スマートフォンや、人よりも通知に注意を向けさせるようなデバイスは使用禁止にすべきだ。
6.フォローアップ。
会議は、実用的なインテリジェンス、さらに重要な結果を生み出さなければ意味がない。特に、参加者の士気が下がっていたり、退屈していたりすると、長い議論の後、次のステップを忘れてしまいがちだ。どの会議でも、次のことを心がけよう：
会議を少し早めに終わらせ、スムーズに仕事に戻れるようにする。
成果と行動項目を記録し、どの個人がフォローアップ作業の達成に直接責任を持つかを記す。
フォローアップノートで、重要な決定事項を振り返り、会議で得た洞察を振り返り、各人が次に取るべきステップを記す。
優れたミーティングは、優れたリーダーシップを反映することができる。会議は決して苦痛を伴う義務や負担になるべきものではなく、むしろ協力し合い、時間を最大限に活用する絶好の機会なのだ。
