1.自分の居場所がないところには行かないこと。
ハリソン・オーウェンを理論化したことで知られる作家・コンサルタント。オープンスペース・テクノロジー(OST）は、ミーティング、会議、リトリート、シンポジウム、コミュニティ・イベントの開催方法など、目的主導型リーダーシップのための方法論的アプローチである。オーウェンの最大の貢献は、スマートに働くためのたったひとつの法則かもしれない："二足の法則"
この法則に従えば、一緒にいる間中、勉強にも貢献にもならないような状況に陥ったら、自分の足を使って別の場所に行くことだ。会議中に空想にふけらないことで、何百時間もの労働時間を節約することができる。
2.会議を短くする。
専門家が推奨する理想的なブロックは、カレンダーアプリで簡単にスケジューリングできるため15分だが、会議は20分を超えてはならない。なぜか？それは科学によると、ほとんどの会議参加者や聴衆は、10分から18分しか話を聞くことができない。これが、世界的に有名なTED Talksが、最も素晴らしくインスピレーションを与えるスピーカーであっても18分に制限されている理由である。
3.空間を革新する。
当然のことながら、多くの人はグループのための賢明なミーティングスペースとして会議室に引き寄せられますが、時々それを変えることは素晴らしいことです。新鮮な空気を吸いに外に出たり、少人数のグループで喫茶店に行ったり。1対1のミーティングを予約しているのなら、有名なカフェやレストランに行くこともできる。ウエスト・ウイングウォークアンドトークスエンゲージメントを高め、創造性を刺激する。
4.議題を設定する。
ほとんどの会議の目的は、意見を聞いたり、承認を求めたり、情報を伝えたりすることであるべきだ。グーグルは会議を有意義なものにすることに固執しているため、すべての意思決定会議には意思決定者がいなければならない。事前に明確なアジェンダを設定することで、本格的なエンゲージメントに向けてチームを準備することができ、またこれらの重要な質問にも答えることができる：
- この会議で成し遂げたいことは何ですか？
- 今日、最も懸念していること、集中したいことは何か？
- どのような課題があなたの集中力を脅かし、どのようにして軌道に戻すのか。
- 同僚たちはこの会議で何を得ようとしているのか？
5.技術を失う。
会議の本当の利点は、クリエイティブな頭脳が対話とコラボレーションのために一堂に会するときに起こる、顔を合わせた本物の関わり合いである。メモを取るためのノートPCの使用については意見が分かれるかもしれないが、最低限、ミーティングは以下のようなことをしてはならない。スマートフォンなど、人よりも通知に注意を向けさせるようなデバイスがある。
6.フォローアップ。
ミーティングは、実行可能なインテリジェンス、さらに重要な結果を生み出さなければ意味がない。特に、参加者の士気が下がっていたり、退屈していたりすると、長い議論の後、次のステップを忘れてしまいがちだ。すべてのミーティングにおいて
- 会議を少し早めに終わらせ、スムーズに仕事に戻れるようにする。
- 成果と行動項目を記録し、どの個人がフォローアップ作業の達成に直接責任を持つかを記す。
- フォローアップノートで、重要な決定事項を振り返り、会議で得た洞察を振り返り、各人が次に取るべきステップを記す。
