シリーズの第1回で述べたように、起業家が起業する際に直面する基本的な課題は、オフィススペースや人的労働力などの必要不可欠なリソースを購入するかレンタルするかを決定することである。前回は、店舗をどこに構えるか、人的資源を雇用するか契約するかについて、じっくりと検討した。今日は、もう一段階掘り下げて、オフィス設備とテクノロジーという2つの必要不可欠なカテゴリーを見てみよう。
ホッチキスからコピー機まで：オフィス機器
ビジネスを始めたばかりであれ、成長させようとしているのであれ、オフィスの家具や設備を整えるのは大変なことです。オフィススペースの確保は至って簡単ですが、ビジネスの生産性を高めるためには様々な考慮事項があります。
まず、本当に必要な機器を見極めることが重要です。予算を念頭に置きながら、あなたやあなたのチームが仕事をこなすために必要な日々のタスクを考えてみてください。複数のプリンター、コピー機、ファックスが必要なのか、それとも小額の複合機やクラウドベースの回避策で解決できるのか。特にイメージを重視する企業であれば、顧客やクライアントが目にする部屋やスペースにも十分配慮しましょう。
次に、短期的には安価な選択肢であるリースのメリットとデメリットを検討する。機器をリースすることで、チームは新しいテクノロジーに素早く対応でき、税金控除が受けられ、メンテナンスの負担も軽減される。マイナス面としては、リースは時間が経つにつれてコストが高くなり、起業家ベンチャーにエクイティが提供されず、利用できる製品も限られる。
最後に、オフィス機器を購入するメリットとデメリットを考えてみよう。メリットとしては、必要に応じて機器を売却したり変更したりできること、国税庁の税法第179条に基づく税制優遇措置があること、厄介な契約書や合意書に煩わされる必要がないことなどが挙げられる。反面、機器の購入にかかる初期費用は、リースに比べて飛躍的に高くなる。また、技術の進歩に対応するための機器のアップグレードも、リースほど容易ではなく、費用対効果も高くない。また、メンテナンスにも時間がかかる。
オフィス機器のリースを検討している場合でも、自社で機器を購入する資力がある場合でも、それぞれの選択肢にはかなり異なる長所と短所があることがわかります。
技術のセキュリティ
起業の性質にかかわらず、最新のテクノロジーを必要とする可能性は高い。これは複雑な問題で、多くの起業家には管理する時間がないため、機器を購入するよりもリースする方が賢明な分野でもある。
とはいえ、技術機器を購入することには確かにメリットがある。厄介な契約もないし、スキルがあれば機器やソフトウェアを変更することもできる。また、メンテナンスのスケジュールも自分で決められるし、機器は国税庁の税法第179条で損金算入が可能だ。その反面、必要な設備にかかる最初の現金支出は多額になる可能性があり、多額の起業資金がない場合には問題となる。また、購入時にどんなに最先端技術を導入していたとしても、いずれは時代遅れの機器に囲い込まれることになる。
一方、多くの起業家にとって、リースは依然として魅力的な選択肢である。リースでは、陳腐化の負担を設備リース会社に転嫁することができる。また、コスト効率もはるかに高い。前払い金がなく、毎月の支出を予測できるため、キャッシュフローと見通しの両方に役立つ。また、資金を枯渇させることなく、競合他社に追いつくことも可能になる。しかし、リースにはいくつかのデメリットもある。第一に、長期的に見れば、機器の購入代金が高くなること、第二に、機器の使用を止めても支払い続ける義務があることです。
どのような決断をするにしても、不具合の修正やアップデートのために、1カ月に1回程度、ITコンサルタントに来てもらうスケジュールを組むのは良い考えだ。
